Word应用与技巧
目 录
一、让Word2000工作效率大增的“独门密技” 二、Word 2000非常见操作技巧 三、让Word 2000打印收放自如 四、Word 2000公式编辑器的应用 五、WORD打印疑难命令释义
六、用OFFICE邮件合并功能给多个人写信 七、利用Word 2000阅读电子文档 八、Word 2000的“即点即输”功能 九、Word2000中样式的使用
十、Word表格的简单计算 十一、用Word 制作工作年历
十二、在Word 工具栏上增删快捷命令按钮 十三、Word使用经验挖掘
十四、教你自制WORD高级模板 十五、为word添加文档切换按钮 十六、普通视图方式
十七、驾轻就熟\"项目符号和编号” 十八、Word 中的批量文件格式转换器 十九、Word宏应用实例
二十、Word的“压缩”功能 二十一、Word快捷键大全 二十二、Word中巧用宏命令
二十三、巧用“文本框衔接”一例 二十四、WORD使用技巧集锦
二十五、用WORD 2000实现快速批量打印利息催收通知单
一、让Word2000工作效率大增的“独门密技”
你想更精确地选取文章段落吗？你的文件还没存盘就死机了，该怎么办呢？希望按个键就能输入一长串专用名词吗？这都不是难事，只要利用快捷键，就能轻易地帮你完成这些“不可能”的任务！ 独门密技之一：选取文章段落
功能键是属于“不能不用”的按键之一，它的主要功能是“扩充选取范围”，也就是除了用鼠标拖曳的方式外，搭配键会让你在选取文章的指定段落、章节时更得心应手。
当你将鼠标移到文章中，就可以利用键来执行不同的选取动作：
1.按一下键：设置选取段落的起点。 2.连续按两下键：选取一个字。 3.连续按三下键：选取一串句子。 4.连续按四下键：选取一段。 5.连续按五下键：全选。
注意，按下 1.首先将鼠标移到选取范围的起点，按一下键，窗口下方会显示“扩展”字样。 2.然后再指定段落结束的地方，就可以选取整段内文了。 在欲结束的地方按一下鼠标左键，整个段落就会成反白显示，你可以执行复制、剪切等动作。 独门密技之二：紧急抢救文件 俗话说“天有不测风云”，有时我们用Word工作了很长时间，文件还没存盘，却突然遇到停电或死机，这时真让人欲哭无泪！这里有一招应急用的小技巧，能帮你在重新开机后把文件“抢救回来”。 1.首先按菜单“工具”，再按“选项”； 2.接着找出Word自动记录文件的位置： 按一下“文件位置”标签，点选“自动恢复文件”，再按一下[更改]。 3.利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来： 拖曳选取“文件夹名称”，按下Ctrl+C，再点击一下[取消]回到Word下。 注意：如果你的Word不太稳定，常让你做无用工，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往后找起来会更方便。 4.打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置。按一下Ctrl+V。 5.Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。 从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。 在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。 独门密技之三：自定义常用短语 不管是应付操作还是工作需要，你肯定会经常遇到“XXX定律”或“XX股份有限公司”之类重复性高、长度又让人抽筋的词句。如果整篇文章中它们出现的机率很高怎办？当然你也可以用复制、粘贴等“传统”方式来解决，但毕竟比不上这招“一指神功”来得方便。^_^ 1.点“插入-->自动图文集”，输入一条你常用的短语，如：“我爱我的中国”，按回车，再按[关闭]； 2.点“工具-->自定义-->[键盘]”； 3.在“类别”中选“自动图文集”，在右边的“自动图文集中”点选你刚输入的“我爱我的中国”； 4.在“请按新快捷键”中设置快捷键，注意这组按键不能和内定的快捷键重复，否则会造成日后操作上的困扰！按一下指定的快捷键，点击[指定]与[关闭]。 5.到此已经大功告成了。 以后只要想用这个词句，按一下指定的快捷键就成啦！ 二、Word 2000非常见操作技巧 1、复制任意文本块 有些时候我们在使用Word2000时，需要把其中的某一块文字或图形移到其它地方，这时使用Word2000的区域移动功能将显得十分轻松。具体方法是：首先将光标定位到需要移动的文本块的左上角，然后同时按住Shift和Alt键，再将光标移到文本块的右下角结尾处，这时两点之间的文本块就会被选中，点击鼠标右键，选中“复制”，找到你要复制到的目标位置，点击右键，选择“粘贴”即可。 2、快速获取格式信息 在Word2000中按下Shift+F1组合键，就可以快速地获得有关文档格式或文档图片的直接信息，通过此功能我们可以很方便地了解文档的段落格式和文字格式等详细信息。实现方法：同时按下Shift+F1组合键，这是鼠标变成一个带有箭头的问号，用它来点击文本或图片，屏幕上就会出现一个显示格式信息的窗口（如图3）。此外，同时按下Shift+F1组合键后，点击任何命令、图标、工具栏或者窗口中的其他功能按钮，都可以看到关于它们的描述，只要按一下Esc恢复键鼠标就会恢复原状。 3、利用F4键加快文字输入 在Word2000中F4键可以用来紧接着重复输入已输入过的内容，对于英文输入，F4键重复的是上一次使用F4键后所输入的所有内容，包括回车换行符；对 于中文输入，如果使用微软中文输入法，选中正确的汉字后不按回车键，汉字的下面就会有一条横虚线，这是虚线上的内容作为一个词条，按下回车确认后，再按F4键，这时就会重复上一个词条，对于全拼输入法也有类似重复输入的功能。 4、快速返回上次编辑位置 在Word2000中，当你在文档的某个位置进行编辑时，可能需要查看文档的另一个位置的内容，这是您要再回到刚才编辑的位置就要通过滚动条来实现，当文档比较长时显得非常麻烦，Word2000提供了一个快速恢复编辑位置功能，使上述操作非常简单，要回到上次编辑的位置，只需按Shift+F5即可实现，它可以使光标在最后编辑过的三个位置间循环切换。此功能也可以在不同的两个文档间实现。当Word2000文档关闭的时候，它也会记下此时文档的编辑位置，再次打开时，按下Shift+F5就回到了关闭文当时的编辑位置，非常方便。 三、让Word 2000打印收放自如 长期以来，我们一直使用FinePrint之类的软件来进行辅助打印，因为FinePrint能够将多张纸的内容缩至一张纸上打印。其实你知道吗，在Word 2000中也提供了类似的功能，请看： 在Word 2000中打开“文件→打印”菜单，就会在弹出的窗口右下角发现“缩放”选项，通过“每页的版数”，我们得知可以将1、2、4、6、8、16版缩至一页打印；而“按纸型缩放”则是选择缩放纸张的纸型。比如说，当你使用16开纸张打印一般的文档时，只要使用2版缩放打印，效果就有如一本32开的书，而且根本不用考虑页码问题，因为它和正常的打印相同，仅仅是把文档缩小而已。 注意事项： 1、如果缩放比例较高，则打印机的分辨率也必须较高，否则打印出来的文档根本看不清。 2、因为MS Office系列的办公软件具有一定的通用性，所以打印缩放功能在其它的软件也可以使用，如PowerPoint 2000等等。 四、Word 2000公式编辑器的应用 在搞科研，写科技论文的时候，总会碰到编辑一些复杂古怪的公式符号，用一般的方法编辑是有一定难度的。如果采用设置下划线、行间距、字符上升和下降、字符上标和下标等方法编辑排版，操作过程不仅十分烦琐，而且排出的公式也不标准。如果采用WORD2000字处理软件中的\"Microsoft公式 3.0\"编辑器，就能方便地排版编辑出标准的、美观的公式和数学、化学等学科的特殊符号。现结合实际，以数学和化学的公式为例，介绍WORD2000中的\"Microsoft公式 3.0\"在编辑排版公式中的使用。 1、\"Microsoft 公式 3.0\"编辑器 在安装WORD2000时，选择\"自定义安装\"中Office工具里的公式编辑器\"Microsoft公式 3.0\"。如果你的计算机中没有安装\"Microsoft公式 3.0\"，那么把安装盘插入光驱中，执行SETUP命令，在\"添加/删除\"选项中选定\"Office工具\"下的\"Microsoft公式 3.0\"，然后用鼠标单击\"确定\"即可自动安装。 启动WORD2000后，用鼠标单击\"插入\"菜单，选择\"对象\"，在\"对象类型\"中选取\"Microsoft公式 3.0\"，并双击它即可启动。这时屏幕上出现编辑框、公式窗口等栏目。在编辑框中的光标闪动处可以输入数学、化学的各种符号和公式，并且编辑框能随输入公式的长短而变化。在公式窗口中，几乎包括了所有的数学符号，例如：关系符号、运算符号、修饰符号、逻辑符号、集合符号、箭头符号、希腊字母（大小写）符号、分式和根式模板、上下标模板、矩阵模板、求和模板、积分模板、底线和顶线模板等，利用公式中的各种符号和模板能编辑排版各式各样的表达式。 2、数学公式的编辑排版 例：级数的输入： 在公式栏中选定\"求和模板\"，在\"求和模板\"的上标框中输入\"\"，下标框中输入\"n＝1\"；把光标移到右边的输入框，选择分式模板、级数模板、根式模板，分别输入 3、化学表达式的编辑排版 等内容即可。 例：化学方程式的输入： 在编辑框中输入\"2KCLO\"，选取\"下标模板\"，输入\"3\"，再选取\"上下标模板\"，在上标框中嵌入\"双底线模板\"，输入\"\"，在下标框中嵌入\"希腊字母模板\"，输入\"\"，并用Ctrl+右移箭头，移动\"\"的位置，使其美观；把光标移到右边，输入\"2KCL+3O\"，选取\"下标模板\"和\"箭头模板\"，分别输入\"2\"和\"\"即可。 4、经验体会 （1）在公式编辑状态，可用光标移动键或左右、或上下移动一格、一行；可以用鼠标任意移动光标，移动到欲删除、插入、修改的地方。 （2）可以用\"BackSpace\"键删除光标闪动处的内容，用\"Del\"或\"BackSpace\"键删除鼠标所选取的所有内容。 （3）在选取的模板框中可以再次嵌入模板，即模板中有模板，在编辑较为复杂的公式时是很实用的。例如： 就是分式模板中嵌入上标模板的公式。 WORD2000中的\"Microsoft公式3.0\"编辑器功能非常强大，不仅能编辑数学和化学公式，还能编辑物理等学科的公式和特殊符号，可以说大部分的公式都能用它的模板编辑出来，只有不断地操作使用才能熟练地掌握它，才能轻而易举地编辑各种公式。 五、WORD打印疑难命令释义 Word打印有强大的功能，它给我们的工作、生活带来了极大的方便，可由于它是西方人开发的软件，是西方人为中国人做的“中山装”，因此，做得不合国人的口味是在所难免的，而同时也使得有些很有用的命令对许多不熟悉它的人来说很为难懂，更别说运用了。在此，请让我将一些对多数人来说能用得上的但却较难懂的Word打印命令分别作一下简要的解释及说明一下它们的用途、用法。 1、打印到文件 如果你需要把一篇用Word编辑好的文档打印出来，而该电脑又没有配备打印机，怎么办？我们可以在Word的“文件”菜单中调出“打印”对话框再选中“打印到文件”选项，确定后选择保存该文件的位置，再输入文件名后即可生成一个后缀名为prn的打印机文件，这样就可以在其他有打印机的电脑上将这个文件打印出来了，即使那台电脑上没有安装Word也行。注意：Word打印文件生成以后，就不能再用Word等编辑工具打开和编辑该文件了，而只能直接将它发送到打印机后进行打印。 2、人工双面打印 即指纸张的正反两面都要打印。有时我们要打印许多页的文档，为了节省纸张，有必要进行双面打印。操作方法是：打开“打印”对话框，选中“人工双面打印”，确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后‘确定’按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按下该对话框的“确定”按键，Word就会自动再打印偶数页，打印顺序是1→3→2→4（假如共有4 页）。当然你也可以选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实现双面打印。我们设定为先打印奇数页。等奇数页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，选择该设置的“打印偶数页”，单击“确定”按钮后同样可以实现双面打印。两种方法对比，前者较后者快同时也更为方便。 3、页面范围 此命令包括： “全部 ”选中后打印当前Word窗口的所有内容； “当前页”打印当前窗口视图的所在页，如你当前所在的视图窗口是第2页，选中该项后Word就会只打印该页而不会另外打印第一页或其它的任何一页。 “选定内容”打印你已选定好了的内容，注意：如果你没用选定内容则该项呈灰色，不能选； “页码范围”栏输入要打印的页码或页的范围（用“，” 或“/”做分隔页，用“－”连接起 始和结束页号），可以实现打印不按顺序或规律排列的页（如要依次打印第1,5,8页）。注意：“，”、“/”和页码数字都不能用全角而应用半角英文状态。 4、逆页序打印 如果你有一篇很多页的文档需要打印，按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边，十分麻烦。其实我们在打印前只要先在Word的“文件”→ “打印”→“选项”中选中“逆页序打印”，即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，这样打印完后所有的页都是按顺序排列的。 5、后台打印 所谓后台打印简单地说就是在我们看不见的情况下让打印机悄悄地进行打印，这和幕后工作的意思相近。利用后台打印的好处是可以让您在打印文档的同时使用其他应用程序，从而提高工作效率，缺点是在打开“后台打印”时，系统会使用更长的时间和要求更多的磁盘空间才能打印文稿。因此，如果您的电脑内存和磁盘空间都不是很够用，而你又要快速打印复杂的文稿，特别是彩色文稿，则应关闭“后台打印”。启动“后台打印”的方法是：点击Word的“文件”菜单，调出“打印”对话框再点击“选项”选中“后台打印”即可。 6、草稿输出 所谓草稿输出，即按草稿的质量进行输出打印文档。按草稿质量打印文档时，Word 将不打印格式及大部分图形，因此可加快打印文档的速度。实践证明，在印刷体上看一份稿件要比在电脑屏幕上看的效果好的多，因为它更能发现某些不易被察觉的错误，因此，某些重要的稿子完成后打印出来再经反复的检查修改是十分必要的，我个人有很多时候也是这么做的，而且往往会收到一些意想不到的效果。注意：某些打印机不支持此选项。启动“草稿输出”的方法是：点击Word的“文件”菜单，调出“打印”对话框再点击“选项”选中“草稿输出”即可。 7、打印文档的附加信息 如果你希望在将要打印出来的文档里包含该文档的属性、批注等信息，则请应用此项。应用方法是：点击Word的“文件”菜单，调出“打印”对话框再点击“选项”，在“打印文档的附加信息”栏里选择你要的附加信息(如该文档的属性、域代码等)后确定即可。 六、用OFFICE邮件合并功能给多个人写信 许多人都有过同时给多个人发信的经历，例如生日邀请、节日问候，或者单位里写给客户的信件。这些邮件当然不能“批量发信”了事，必需使用特定的称呼和问候语，使得信件就像单独写出来一样。但如果分别给每个人写信，又实在太麻烦了。利用Office 97/2000的邮件合并功能，可以大大地简化这类工作。 邮件合并涉及两个文档：第一个文档是邮件的内容，这是所有邮件相同的部分，以下称“主文档”；第二个文档包含收件人的称呼、地址等每个邮件不同的内容，以下称“收件人列表”。第二个文档中的内容也可以从其他程序得到，比如Outlook的联系人列表。 执行邮件合并操作之前首先要创建这两个文档，并把它们关联起来，也就是标识收件人列表中的各部分信息在第一个文档的什么地方出现。例如，指定在主文档的哪些位置应当出现收件人列表中的“称呼”。完成后就可以“合并”这两个文档，为每个收件人创建邮件。以后再次给这些人发信时，只需要创建主文档或修改已有的信件，然后再运行邮件合并功能就可以了，非常方便、快捷。 一、创建收件人列表 假设包含信件内容的主文档已经准备好，现在打开它。选择“工具/邮件合并”，出现“邮件合并帮助器”窗口，单击“创建”，选择“套用信函”，在下一个对话框中选择“活动窗口”。 现在又回到了“邮件合并帮助器” 窗口。单击“获取数据”按钮，再选择“创建数据源”以定义收件人信息。在“创建数据源”对话框中系统已经自动创建了许多域，我们还可以删除和添加域。完成域名定义后，单击“确定”，输入该收件人列表的文件名，选择“保存”。 回到“邮件合并帮助器”窗口后，单击“编辑数据源”，在对话框中输入第一个收件人的各项数据。单击“新增”接着输入下一个收件人信息，重复上述过程直至输入所有收件人的信息。 二、插入合并域 返回主文档界面之后，接下来的任务是将合并域(例如姓名或称呼等)插入到主文档的合适位置。将插入光标移到域内容应当出现的位置，单击“邮件合并”工具条上的“插入合并域”，在下拉列表框选择合适的域，比如当光标所在的位置应当是你对收件人的称呼时，就选择域“称呼”。重复上述过程直至加入了所有的域。 如果要查看合并后的效果，单击“邮件合并”工具条上的“查看合并数据”按钮，此时就会出现将收件人列表第一个记录内容合并到邮件正文后的邮件文本，利用“上一记录”、“下一记录”按钮可以改变所合并的收件人记录。如果要作修改，单击“查看合并数据”按钮，修改间隔或位置，然后再检查合并后的效果。 三、执行合并操作 编辑好待合并的主文档后，选择“工具/邮件合并”，打开“邮件合并帮助器”对话框。 选择“合并”，从“合并到”列表框选择“新建文档”，选中“数据域为空时，不打印空白行”以保证空域不会以空行形式出现在最终文档中，最后单击“合并”按钮就可以合并主文档和收件人列表。 合并结果将出现在屏幕上，写给各个收件人的邮件依次排列，此时最好再检查一下，然后打印或保存合并后的文档。 以后要再次执行合并时，只需打开主文档，然后选择“工具/邮件合并”，单击“合并”就可以了。在退出Word时，会提示保存收件人列表文档，选择“是”，否则将丢失这个收件人列表数据。 四、利用Outlook的联系人信息 如果收件人信息已经在Outlook联系人列表中，把这些联系人信息拷贝到一个新的联系人文件夹就可以作为Word邮件合并中的收件人列表。方法是，在Outlook中，选择“文件/新建/文件夹”为联系人列表创建一个新的文件夹，在“名称”框中输入新文件夹的名字(例如“客户联系”)，从“文件夹包含”列表选择“联系人项”，然后选择一个文件夹的位置并单击“确定”，如果系统提示是否要建立工具条快捷方式，选择“否”。(除非你认为确实有必要。) 现在就可以把Outlook联系人列表中的数据拷贝到这个新的文件夹，步骤为：打开源文件夹，按住CTRL键选中多个联系人信息，保持CTRL键按下状态，将选中内容拖到目标文件夹“客户联系”。 要将这个新的文件夹设置为邮件地址簿，右击文件夹名字，选择“属性”，再选择“Outlook通讯簿”，选中“将该文件夹显示为电子邮件通讯簿”，单击“应用”，最后单击“确认”。 到此为止，Outlook中的收件人列表已经创建完毕。 在Word中打开主文档。打开“邮件合并帮助器”，从对话框中选择“获取数据/使用通讯簿”，选择“客户联系”文件夹并单击“确定”。接下来，就可以按照前面介绍的方法插入合并域、执行合并操作了。 应当注意的是，在指定“客户联系”文件夹作为邮件合并操作的收件人数据来源之后，如果以后在“客户联系”文件夹中增加或改动了联系人信息，这些改动并不会自动反映在合并操作中。为解决这个问题，可以在Word中选择“工具/邮件合并”，单击“获取数据”，按照前面介绍的步骤再次定义数据的来源，此时，Word将重新读取文件夹的内容，新增加或改动的内容就会反映在后继的邮件合并操作中。 五、生成电子邮件 将邮件合并结果发送到Outlook中成为电子邮件。在“邮件合并帮助器”对话框中选择“合并”，从“合并到”列表中选择“电子邮件”。单击“设置”，在“含邮件/传真地址的数据域”中选择“电子邮件”。 在“邮件消息主题行”中，输入电子邮件的主题。有必要的话，选中“以附件形式发送文档”。返回“合并”对话框，单击“合并”就可以了。新生成的邮件放在Outlook的发件箱。在发出邮件之前，最好能随机检查一些邮件，以验证合并效果。 六、其他 如果在邮件合并操作中指定现有的数据作为收件人数据来源，当数据源中的收件人数量远远大于本次合并操作的收件人数量时，可以使用查询限定目标收件人。方法是：在打开主文档后，选择“工具/邮件合并”菜单，单击“查询选项”按钮。在“查询选项”对话框中选择查询域及其条件。如果指定多行查询条件，各行之间根据实际情况用“与”或者“或”连接。以后执行合并操作时，数据源中只有那些符合指定条件的数据才参与合并。 Word也可以从Excel读取收件人信息。方法是：在“邮件合并帮助器”对话框中先选择“获取数据”，再选择“打开数据源”，在“打开数据源”对话框 中选择文件类型为Excel工作簿，选定Excel文件，单击“打开”按钮，在Excel对话框中选择“整张电子表格”或指定表格内的某个区域就可以了。 七、利用Word 2000阅读电子文档 时下随着大量免费电子邮件杂志的涌现，中文读书软件逐渐流行起来，如ReadBook、e-book之类。这些读书软件有一个普遍的共同点：就是支持多种格式的文档，并且可以自由设定自动滚屏以方便阅读。其实Word 2000比起这些软件来毫不逊色，现在让我们看一看如何把Word 2000变成一款\"读书软件\"。 第一步：打开将要阅读的文档，选择[工具]菜单中的[选项]命令，然后单击[常规]标签，在\"常规选项\"中将\"蓝底白字\"选上。这样做利于消除眼睛疲劳，事实上许多读书软件也是这么做的，如ReadBook。 第二步：单击[视图]菜单中的[网络线]命令，这时屏幕上便出现等间距的坐标线，这样做的目的是为了便于阅读。 第三步：选择[工具]菜单中的[自定义]命令，在弹出的[自定义]对话框中单击[命令]标签，在\"类别\"一栏中选择\"所有命令\"并用鼠标在\"命令\"一栏中将\"AutoScroll\"拖至工具栏中任一位置，这时出工具栏上便会出现\"自动滚动\"快捷按钮，只需点击一下，鼠标便会在屏幕右侧的垂直滚动条中变成一上一下的两个\"▲\"和\"▼\"。 向上轻移鼠标，便可实现自动向上卷屏；同理，向下移动便可实现自动向下卷屏。离垂直滚动条顶端或底端越近，卷屏速度越快；离滚动条中点越近，速度越慢。你所要做的就是控制好速度，然后就可以慢慢读文章了，悠哉乐哉！读到精彩之处，想要停下来细看怎么办？没关系，随便点一下鼠标就会停下来，要继续则再次按下该快捷按钮即可。今天读不完，可以选择[插入]菜单中的[书签]命令做个书签，保存起来留作下次读书时备用。 怎么样，这款\"读书软件\"还够格的吧？事实上我宁愿用Word 2000来读书，不仅因为它的实质性功能一点儿都不比专业的读书软件差，还因为它所支持的文档格式相对于平常的读书软件要多得多，而且如果文档中含有图片或背景音乐，Word 2000照样支持，平常的读书软件则显得无能为力。使用Word 2000的另一大理由是它还支持BIG5码。 八、Word 2000的“即点即输”功能 “即点即输”是Word2000新增的功能。使用“即点即输”功能可在文档的空白区域中快速插入 文字、图形、表格或其他内容。只需在空白区域中双击，“即点即输”功能便会自动应用将内容放置在双击处所必需的格式设置。例如，要创建标题页，可在空白页的中间双击并键入居中的标题，然后双击页面的右下角处并键入右对齐的作者名。 Word2000文档中的大部分空白区域都可以使用“即点即输”功能插入内容。例如，可用“即点即输”功能在文档末尾的下面插入图形，而不必先 按 Enter 键添加空行；或者在图片右边键入文字，而不必手动加入制表位。 “即点即输”功能可控制段落格式和样式。 段落格式 要确定双击时“即点即输”功能将应用的格式，请观察“即点即输”指针。将鼠标指 针移到特定格式区域时，指针形状会表明将要应用的格式：左对齐、居中或右对齐的制表位；左缩进；左右文字环绕。 样式 当在已有段落的下面插入内容时，“即点即输”功能用“编辑”选项卡（“工具”菜单“ 选项”命令）上指定的默认样式来设置插入内容的格式。如果要对新内容应用不同的样式，可以指定默认的段落样式。 注意，Word2000不能在以下区域内使用“即点即输”功能：多栏、项目符号和编号列表、浮动对象旁边、具有上下型文字环绕方式的图片的左边或右边、缩进的左边或右边。也不能在普通视图、大纲视图和打印预览视图中使用“即点即输”功能。 九、Word2000中样式的使用 Word提供了多种可供选择的样式。但是有时你可能需要创建新的样式，或者更改所需的外观。在创建新样式时，你可以指定是否将它应用到段落或字符中。另外，为样式指定一个描述其结果的简短、描述性名称，可以使你和其他人在使用该样式时能够回想起其结果。要更改样式，你可以调整已有样式的格式设置。 1.创建新样式 ①选定要将其格式保存为样式的文本。 ②单击“格式”菜单,单击“样式”，然后单击新建。 ③键入简短的、描述性名称。 ④单击“样式类型”下拉箭头，然后单击“段落”，在样式中包括所选文本的行距和页边距，或者单击“字符”，在样式中只包括格式，例如字体、字号和粗体。 ⑤单击“后续段落样式”下拉箭头，然后单击要在使用了该新样式的段落后将应用的样式名称。 ⑥单击“添至模板”复选框，将新样式保护到当前模板中。 ⑦单击“确定”。 ⑧单击“应用”或“关闭”。 浏览不同的样式列表。 在查看样式对话框中的样式列表时，你可以选择要查看的样式类型：正在使用的样式，所有样式和用户定义的样式。在样式列表框中显示的样式将基于所选的选项。 2.更改老样式 ①单击“格式”菜单,然后单击“样式”。 ②单击要更改的样式。 ③单击“更改”。 ④单击格式，然后单击要更改的格式类型。 a、要更改字符“格式”,例如字体类型和粗体,你可以单击字体。 b、要更改行距和缩进，你可以单击段落。 ⑤选择所需的格式选项，然后单击确定。 ⑥检查预览框，预览样式描述。进行所需的格式更改。 ⑦单击“确定”。 ⑧单击“应用”或“关闭”。 提示： 使用样式节省时间。 一旦你用样式设置了文档格式，你就可以快速尝试使用不同的外观。更改每个样式，然后查看自动更改的带有该样式的所有文本。 实验： 1、快速创建标题样式。 你可以创建居中和粗体文本的标题样式。键入“标题”，选定该文本，然后单击格式工具栏上的居中和加粗按钮。接下来，突出显示格式工具栏上的样式框中的样式名称。键入名称，例如标题，然后按Enter键。现在你的文档就可以使用该样式了。 2、快速修改标题样式。 你可使带有标题样式的文本倾斜。选定标题文本，单击格式工具栏上的倾斜按钮，单击样式下拉箭头，单击标题，单击更新样式，以反映最近所做修改单选钮，再单击确定。 十、Word表格的简单计算 对列求和 ①首先创建一个数字表格，注意求和的位置必须是空白的，同时确认表格中输入的是符合标准的数字，空白的部分请用0代替。 ②执行“视图/工具栏/表格和边框”命令，将表格和边框控制工具调出。 ③单击最底部空白等待求和位置。 ④在表格和边框控制工具中单击自动求和按钮。 ⑤移动到下一列，单击自动求和按钮。 ⑥重复上面步骤5的工作，对其它列求和。 对行求和 ①还是在上面的图形中，我们要对行求和，单击将被求和的空白单元。 ②执行“表格/公式”命令，调出公式对话框。 ③将公式设置为对左边求和（将其中的ABOVE改动为LEFT就可以了）。 ④如果不想使用默认的数字格式，你可以另设置数字格式。 ⑤单击确定。 ⑥移动到其余的空白栏，分别重复步骤3到5对其余行求和。 编辑表格 ①有的时候，我们须要对表格中的数据进行修改，这样，我们就要更新数据。 ②我们不可能自己手动改动计算结果，你可以先选定执行的域，然后执行“表格/公式”命令。 ③用上面求和的方法进行设置，单击确定。 ④也可以全部选定表格。 ⑤按F9键，更新全部计算结果。 简单算术运算 ①当你需要简单的数据运算结果时，Word可以帮助你完成这种简单的运算。 ②单击文档中要放置运算结果的地方。 ③选择“表格/公式”命令。 ④输入要运算的公式。 ⑤选择需要的数字格式。 ⑥单击确定，你就可以看到运算结果出现在相应的位置了。 使用简单函数 ①单击文档中需要函数运算结果的地方。 ②执行“表格/公式”命令。 ③从“粘贴函数”处，选择需要的函数（当然，肯定要是Word自己具备的函数）。 ④在上面公式中的圆括号中填写须要运算的数值。 ⑤选择数字格式。 ⑥点击确定，得到运算结果。 在表格外计算表格结果 ①选定整个表格，执行“插入/书签”命令，给选定的表格命名。 ②在弹出的窗口中键入表格的名称，单击添加命令。 ③单击文档中要显示单元格数值的地方。 ④执行“表格/公式”命令。 ⑤使用“粘贴函数”命令插入你想使用的函数。 ⑥使用“粘贴书签”命令，在类表中选择想执行的表格。 ⑦键入对单个单元格或者组成单元格的引用，用方括号括起来。 ⑧单击确定。 十一、用 Word 制 作 工 作 年 历 各单位和部门由于工作的关系，常常需要一份反映该年度工作进程的工作年历，如果在外定制往往周期长、花费大，有了Office ，我们可以自己制作一份工作年历。 一、制作原始年历 打开Word ，拉出“文件菜单”单击“新建”，在出现的“文件类型标签”中选定“其它中文文档”标签；然后双击“日历向导”，按屏幕提示的信息，确定你需要的起止年月日，选择好日历的格式，最后单击“完成”，一份按月排列的原始年历即制作完成。它由十二张月历组成，包含了年历的基本内容，你可以起一个文件名“原始年历”存盘备用，然后退出Word 97。 二、选择年历装饰模板 启动PowerPoint ，拉出“文件菜单”，选“新建”命令，单击“演示文稿设计”标签，选中适合年历装饰的模板图案，然后单击“确定”按钮，再选择标题和文本各占一栏的“自动版式”，按“确定”按钮。 三、制作年历标题 在“版式”的标题栏中加入年历的标题(如：2004年年历)，并调整好字体的大小及颜色。 四、画月份框 在模板的文本框中用PowerPoint提供的图形工具画十二个方框，具体方法是：单击屏幕下方工具栏中方框状的按钮，使光标成“＋”形态，按住光标左键拖动，松开后即画出方框，调整好它的大小和位置，并依次画好其余方框。 五、制作月份标识 拉下“插入”菜单，选“图片”命令，再选“艺术字”命令，挑选一种艺术字(最好是空心的)作为月份标识，插入到相应的方框中，调整好大小，如此反复，依次在十二个方框内填入艺术字。 六、粘贴年历 将PowerPoint 画面缩小一半置于屏幕的一边，打开Word中的“原始年历”文件，调整好大小并置于屏幕的另一边，用鼠标拖动将“原始年历”的一个月份的文本全部选中，粘贴到Powerpoint的模板上，调整好大小，移入对应的方框中。如此反复，将十二个月依次“搬”过来。 七、标注工作进程 在需要工作提示的某引进日期下面插入提示性文字。至此你的工作年历宣告完成，再从彩色打印机上打印出来，就是一份精美的符合你工作需要的工作年历。 八、注意事项 1.操作时要细心，若要观看制作效果，可拉下“视图”菜单，选“幻灯放映”命令，观看后再退回。 2.月历粘贴到“模板”上以后调整尺寸时，最好只调整两个对角线上的尺寸调整点，以使各个“月份文本”放入月份框后能保持大小一致。 3.当光标为雪花状时，按下鼠标左键，可对文本或图形进行拖动操作。当鼠标变成指向两边的箭头时，可按住鼠标左键拖动调整图形和画面的大小。 十二、在Word 工具栏上增删快捷命令按钮 Word 的功能非常强大，一般用户只要使用其百分之十的功能就能完成日常工作的需要。其编辑界面上常用工具栏（包含“视图”、“格式”、“表格”、“工具”等）上有很多使用频率很高的快捷按钮，其图形形象易懂，使用方便，用户操作起来直观明了、，易如反掌。然而，Word 97所能提供的快捷按钮远不止工具栏上提供的那些按钮。事实上，不同工作性质的用户经常使用的快捷按钮并不完全一样。用户常会发现有些快捷按钮极少用到，但它却占据着屏幕上有限的地盘，而某些常用的快捷按钮却又不在工具栏上。用户要使用这些功能时，不得不使用较麻烦的操作步骤。 Word提供的这些快捷按钮按类分组，您 可以右键单击菜单栏或工具栏，在弹出的快捷菜单中随意、方便地打开或关闭某一类快捷按钮，以调整编辑空间。然而，要增加删除某一个按钮或菜单项，就鲜为大家所熟悉了。 那么，能否删除工具栏上不用的快捷按钮，添加自己需要的按钮呢？当然可以！下面介绍操作步骤。 一、向工具栏添加命令按钮 在“视图”菜单中的工具命令组中左键单击“自定义”命令，或用鼠标右键单击工个栏或菜单栏，弹出快捷工具栏快捷菜单。 1、单击菜单上的“自定义...”命令，弹出如图2所示的“自定义”对话框。 2、单击“命令”选项，您就可以看到对话框内“类别”和“命令”两个列表框。 3、在左边的“类别”列表框内有“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“绘图”、“边框”等22大类命令或快捷工个按钮组，先确定您要添加的命令按钮属于哪一类。当您选中某一类命令组时，右边的命令列表框内就有该类命令组的所有命令按钮列表，找到您所需要添加的命令按钮项，例如，您选择的是“工具”类，在命令列表框中用鼠标上下移动右边的滑块，找到您需要的命令项，如“选项”并选中它，如图2所示。此时只要用鼠标左键点取“选项...”命令项并拖动鼠标到工具栏合适位置放开。于是“选项”这个命令按钮就添加到工具栏里了。您在编辑的任何时间单击该工具按钮，就可调用该命令。当然，您可以把要添加的按钮放置到任何一组工具栏上。 二、从工具栏上删除命令按钮 删除工具栏上快捷按钮最快捷的方法就是按ALT键，再用鼠标左键点取要删除的按钮不放开，拖放到文档编辑区放开，删除操作就完成了。也可按下列步骤操作： 1、按照添加命令按钮的第一步操作打开“自定义”对话框。 2、移动鼠标指针至将要被删除的命令按钮上，右键单击该按钮，弹出快捷命令菜单，如图3所示。 3、左键单击“删除”命令。 三、从菜单栏上删除命令项 利用“自定义”对话框还可以删除菜单命令组的命令项，步骤如下： 1、重复上述操作的第一步，调出“自定义”对话框。 2、移动鼠标指针至将被删除的命令组名上单击左键，下拉出该组菜单。右键单击该组要被删除的菜单项，弹出快捷命令菜单。 3、用左键单击“删除”命令。 四、改变菜单栏上命令项或工具栏上快捷命令按钮的图标 1、重复上这操作中的前两步，选定要改变图标的菜单项或快捷命令按钮。 2、右键单击选定的菜单项或快捷命令按钮，弹出如图5所示的按钮，添加操作快捷菜单。 3、单击“更改按钮图标”，就会弹出一个图标选择框，单击您所喜欢的图标即可。 这里，您不仅可以更改按钮图标，也可以进行编辑，复制等图标操作。 五、菜单栏、工具栏的其他操作技巧 1、移动或复制菜单栏上的命令项或工具栏上的快捷命令按钮，按下 CTRL+ALT键，再用鼠标左键点取要移动的按钮或菜单项移动到合适处放开即成；按下CTRL键后，再用鼠标左键点取要复制的按钮左右或上下移动至合适放开，能复制快捷按钮。 2、将工具栏变为漂浮状态 （1）用左键点取工具栏的上下边线，左右边线或竖向白色分割线，向下拖放至编辑区放开。 （2）双击工具栏的上下，左右边线或竖向白色分割线。 3、将漂浮状态的工具栏的空白区或上端的蓝色条向上拖动至固定区放开即成。 十三、Word使用经验挖掘 一、利用超级链接实现快速定位 在Word中，除了可以运用[编辑]菜单中的[定位]命令和[插入]菜单中的[书签]命令实现定位功能外，还可以巧妙利用超级链接功能实现快速定位，试以一例说明：假定有一篇文章，共有八个章节。首先在该文章章首创建一个章节索引，然后将光标移到第一章所在段落段首，执行[插入]菜单中的[书签]命令，创建一个名叫“第一章”的书签，以此类推，直至创建完八个书签。下一步选定文章索引中的“第一章”字样，执行[插入]菜单中的[超级链接]命令（或按下快捷键Ctrl+K），弹出[插入超级链接]对话框，在“文件中用名称的位置（非必选项）”输入框中，输入书签名“第一章”，然后按下确定按钮。这时索引目录中的“第一章”三个字变成带下划线的蓝体字，当鼠标移到当前位置时变成手状，轻轻一点就跳至文章中的第一章。（其余章节依法炮制即可。）这种方法可以相当方便地从文章的任一处跳到另外一处，某种程度上和Web页差不多。 二、轻松更改菜单 利用Word提供的“自定义”功能，轻轻松松就可以实现对菜单命令的增删。比如要在[文件]菜单中添加[全部关闭]命令，只须单击[工具]菜单栏中的[自定义]命令，在弹出的[自定义]对话框中点击[命令]标签项。然后选择“文件”这一类别，并在“命令”项中找到“全部关闭”图标，将之拖到[文件]菜单中的合 适位置就可实现添加；若要删除它，很简单，再将之拖回到[自定义]对话框中任一位置即可。 三、调整页面模式下的坐标线 在Word的页面模式下，有时为了将图形对象对齐或进行数学图形编辑，需要用到坐标线作为参照物。那么，如何调整坐标线以使其满足编辑的需要呢？单击“绘图”工具栏上的“绘图”按钮，然后单击“调整坐标线”命令。若要更改坐标线的距离，则在“水平间距”和“垂直间距”框中，键入所需间距即可（以“磅”为单位）；若要更改坐标线起始点，则首先清除“紧贴版心边界”复选框，在“水平起点”和“垂直起点”框中，参照页面边界确定坐标线的水平和垂直起点并输入适当的距离（以“厘米”为单位）。若清除“调整坐标线”复选框，可关闭不可见坐标线；若选中“与图形对齐”复选框，可使图形对象与坐标线对齐。然后自选图形的垂直和水平边缘将对齐坐标线。 十四、教你自制WORD高级模板 模板是一种特殊的文档，它将各类文档应有的一切手段集于一身，使我们的写作编排工作变得轻松自如。WORD有大量现成的模板供用户选择。如果你经常应用某种特别的模板，而现有的模板又不合适，可按照自已的需要定制模板。 定制模板有如下三种方式： 一是创建或修改一篇文档，使它具有某种专用文档的格式。也可创建自动图文集、定制用户工具条及记录宏，然后作为模板保存；二是修改和精加工某一专用模板，把它作为新模板保存；三是重新创建专用于某种文档的模板，并保存起来。 前两种方式较简单（编者注：本报也作过多次介绍），后一种方式比较复杂，但当我们的文档有特殊需要时却非常有用，下面就以“通讯报导”专用的模板为例，让我们来看一看怎样自制专用的高级模板。 一、定制具有域和自动宏的高级模板： 域虽不是模板必备的要素，但为了编写文档的便利起见，可在模板内设置若干域并记录能自动运行的宏。 1.构造文档的格局 打开一空白文档后，即可着手构造通讯稿文档的格局。其详细步骤是： ·单击标准工具条中的居中对齐钮，使插入点移到中间； ·选择16磅黑体字，键入标题栏文字：每月通讯，接着按回车键； ·此时插入点仍居中，选择14磅宋体字； ·按Ctrl＋F9插入域符，在域中键入代码，使成为：{Fillin“请键入通讯稿题目”， 再单击OK}， 就插入了一个填充域，接着按回车键； ·单击标准工具条中的右对齐钮，使插入点移到右侧； ·选择10磅宋体字，键入“第”字； ·接着插入嵌套域，域代码为：{={date\\@ yyyy\\＊mergefoimat}－1998}，按END键或单击嵌套域右域符之后处，将插入点定位于嵌套域之后，再键入“卷”字与4个空格； ·键入“第”字，再插入又一个填充域，域代码为： {Fillin“请键入期号，再单击OK”}，按END键。再键入“期”字，按回车键，使插入点到下一段； ·此时插入点仍在右侧，键入“本期共”等字样，接着插入页数域：{NUMPAGES}，在其后键入“页”字，按回车键，使插入点到下一段的右侧； ·插入日 期域：{DATE\\@\"dddd,MMMM dd,yyyy\"\\＊ MERGEFORMAT}, 以长的日期格式引进当天日期，按回车键，使插入点到下一段； ·单击标准工具条中的两边对齐钮，使插入点移到左侧。连续键入通配符、直至右边沿，作为装饰兼分隔符，按回车键， 使插入点到下一段； ·发出菜单命令Insert,Break(插入，分断线)，弹出分断线对话框。在此对话框中选择Column Break(列分断线)与Continuous(连续)两项，单击OK在插入点处插入列分断线，同时把文档分成两个区； ·单击标准工具条中分列钮，在列数选择图中选择二列，将本分区的版面分成二列； ·选择10磅楷体字； ·接连按二次回车符，使插入点下移二段，再单击右对齐钮，使插点移到右侧； ·插入嵌套域：{AUTHOR{Fillin“请键入通讯稿作者姓名”}}。 这时，将通讯稿的总体格局构造完毕，把文档分成两个分区：第一分区作为稿头，第二分区用来键入稿件内容，最后是稿件作者的姓名。 说明： 1、嵌套域 {={date\\@yyyy\\＊mergeformat}－1998}的意义是以1998年作为出版每月通讯的第1年，卷号为1，依次类推，1999年出版的即是第2卷。 2、 以上所作的只是示范的例子，读者可根据自己的喜好来选择字体与段落的风格，插入需要的域。 2.为了能在打开模板时自动更新域，可记录一条自动运行的宏。将插点定位在文档之首，然后开始记录宏。整个过程如下： ·发出菜单命令Tools,Macro(工具、宏)、弹出宏对话框。在Macro Name(宏名称)正文框中键入AUTOOPEN, 作为宏名称，这是打开文件时能自动运行的宏； ·在宏对话框中，单击Record(记录)钮，启动宏记录器开始记录宏； ·按Ctrl＋A 选择整篇文档； ·按F9以更新文档中所有的域，接着依次可看到3个Microsoft Word对话框，它们是由填充域所弹出的。每个对话框均不填充任何字符，而直接单击OK关闭； ·按向下箭头键，使插入点移到第二分区中。再按左箭头等键，使插入点移到第二分区之首； ·单击水平标尺上0.25英寸(二小格标记)处，设置左定位符，接着按TAB键，使插入点移到左定位符处，以便将来键入正文时，段落的首行向里缩排0·25英寸； ·单击宏工具条中停止记录钮，关闭宏记录器完成宏的记录； 3.保存自定制模板 模板的保存与一般文档的保存并无多大的区别，只是它们的扩展名不相同。保存步骤如下： ·单击保存钮，弹出另存为对话框； ·单击“保存在”栏中右端下箭头，展开驱动器名称列表，在其中找到Winword\\Templates\\OtherDocuments(或 Msoffice\\Templates\\Other Documents)文件夹，或选择其他合适的文件夹，以便保存自定制模板； ·在Save as type(保存文件类型)下拉式列表框中，选择Document Template(文档模板)； ·在 Name(文件名称)盒中，应为所制模板键入自定的文档模板名（以英文名为宜）。在Windows95中允许使用长文件名，单击OK将它存于指定的文件夹中。 如果是单位里公用的微机，可将自定制模板的特性定为只读文件，方法是： 右单击Windows95桌面上“启动”钮，弹出快速菜单，单击其中的 Explore(探查)命令， 调用Windows Explorer(窗口探查器)。在Explorer中找到模板所在的驱动器与文件夹，单击选择Monthly Communicationdot或者每月通讯dot文档模板名。单击右键弹出快速菜单，从中单击“属性”， 弹出属性对话框。在对话框的“特性”盒中，打开“只读”复选项，单击OK关闭对话框。 这就把模板的特性设为只读文件，旁人就不能轻易改动它了。 二、 使用自定制模板 本例定制的高级模板与一般模板有所不同，它具有几个域，尤其是要通过自动宏更新3个填充域。使用此模板的方法是： ·当按常规打开Monthly Communication.dot 后，会立刻自动运行AUTOOPEN宏，根据宏所记录的内容，须依次更新3个填充域； ·首先弹出对话框，它提示用户“请键入通讯稿题目，再单击OK”。即可在对话框下方的正文框内键入题目，单击OK后，域结果是以14磅宋体字显示的通讯稿题目； ·接着弹出第2个对话框，提示请“键入期号，再单击OK”，按提示完成后，域结果是以10磅宋体字显示的第几卷； ·最后弹出第3个对话框，提示“请键入通讯稿作者姓名”。按提示完成后，域结果是以9磅楷体字显示的通讯稿作者姓名； ·嵌套域的结果会自动更新，域结果是以10磅宋体字显示的第几卷； ·日期域也会自动更新，域结果是英文全词表示的星期几与月份，两位和四位数字分别表示的日子与年度； ·最后插入点自动定位于文档的第二分区之首，并向右缩排025英寸。即可开始键入本期通讯稿的内容，字体将是10磅的宋体字，而版面将自动分成二列。 十五、为word添加文档切换按钮 大家都知道，任何版本的Word都提供了同时打开多个文档的功能，我们可同时在不同文档之间从事剪切、复制等编辑处理。不过如何在这些正在编辑的文档之间进行切换却始终是一个令人头痛的问题。在Word 97（及以前版本的Word）中，无论用户同时打开多少个文档，系统都只会在任务栏中显示一个任务图标，我们只有通过“窗口”菜单才能在不同文档之间进行切换；而Word 2000尽管会在任务栏中为每个文档显示一个图标，但当我们同时打开的文档较多时，通过它 们切换文档还是不太方便！其实，无论是Word 97还是Word 2000，系统都向我们提供了两个专门用于切换正在编辑文档的切换按钮“下一窗口”和“前一窗口”，它们的作用与IE的“前进”、“后退”按钮基本类似，我们只要利用这些按钮即可快速在不同文档之间进行切换。微软公司尽管在中文Word 97/2000中提供了这一功能，但它在默认情况下并没有将这两个按钮显示出来，我们必须通过下述方法才能让它们“重见天日”。 1. 执行“工具”菜单的“自定义”命令，打开“自定义”对话框。 2. 单击“命令”选项卡。 3. 在“类别”列表框中选择“所有命令”选项。 4. 在“命令”列表框中找到“NextWindow”选项，它就是用于在不同的Word文档中进行向后切换的，我们只须将其拖拽到Word工具栏的适当位置即可，此时系统就会自动在相应工具栏中增加一个“下一窗口”按钮。 5. 按照类似方法将“所有命令”中的“PrevWindow”选项拖拽到Word工具栏的适当位置（它就是用于在不同的Word文档中进行向前切换的）。 6. 单击“确定”按钮，关闭“自定义”对话框。 这时，Word的快捷工具栏就会出现两个名为“下一窗口”和“前一窗口”的命令按钮，我们只要单击这些按钮，Word即会按照从后往前或从前往后的顺序对打开的文档进行切换，有兴趣的读者不妨一试！ 十六、普通视图方式 普通视图是Word最基本的视图方式，也是Word默认的视图方式，它可显示完整的文字格式，但简化了文档的页面布局（如对文档中嵌入的图形及页眉、页脚等内容就不予显示），其显示速度相对较快，因而非常适合于文字的录入阶段。广大用户可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作，并对文字格式进行编排。执行“视图”菜单中的“普通”命令，或按Alt+Ctrl+N组合键均可切换到普通视图方式。 联机版式视图方式 联机版式视图方式是Word几种视图方式中唯一一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），这样就避免了Word窗口比文字宽度要窄，用户必须左右移动光标才能看到整排文字的尴尬局面，并且联机版式视图方式显示字体较大，方便了用户的联机阅读。另外，采用联机版式视图方式时，Word窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格，称为“文档结构图”，专门用于显示文档结构的大纲视图，我们只需点击文档的某个大纲主题，即可迅速跳转到文档的相应部分，十分方便。联机版式视图方式的排版效 果与打印结果并不一致，它不要于用户查看Word文档内容时使用。要切换到联机版式视图方式，只需执行“视图”菜单中的“联机版式”命令即可。 页面视图方式 Word的页面视图方式即直接按照用户设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效果完全一致，用户可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象当分栏都是很有用的。执行“视图”菜单中的“页面”命令或按Alt+Ctrl+ P组合键即可切换到页面视图方式。 打印预览方式 用于显示打印效果的打印预览（通称“模拟显示”）实际上也是Word文档视图方式中的一种，它在页面视图方式显示文档完整打印效果的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，这就有助于用户检查文档的布局，并据此编辑或调整文档格式。要切换到打印预览模式，可执行“文件”菜单中的“打印预览”命令，另外按下组合键Alt+Ctrl+L也可达到同样的目的。注意，在打印预览方式下，用户无法修改文档中的文字信息。 大纲视图方式 对于一个具有多重标题的文档而言，我们往往需要按照文档中标题的层次来查看文档（如只查看某重标题或查看所有文档等），此时采用前述几种视图方式就不太合适了，而大纲视图方式则正好可解决这一问题。大纲视图方式是按照文档中标题的层次来显示文档，用户可以折叠文档，只查看主标题，或者扩展文档，查看整个文档的内容，从而使得用户查看文档的结构变得十分容易。在这种视图方式下，用户还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，方便了用户对文档大纲的修改。采用大纲视图方式显示Word文档的办法为：执行“视图”菜单中的“大纲”命令，或按下Alt+Ctrl+O组合键 主控文档视图方式 当一篇文档过长时，有关保存、使用等操作都会不方便，为此，我们可以将长文档分成几篇子文档，然后采用主控文档对它们进行组织和维护。这样我们就可以在不打开子文档的情况下轻松地创建包括全部子文档的交叉引用、目录和索引，直接打印所有的子文档，以及通过拖放操作重排子文档等，有关操作与直接对一篇长文档进行操作时完全一样，但效果要好得多。通常我们在主控文档中采用主控文档视图方式进行显示，这样用户就可以查看及修订一篇较长文档的结构，亦可打开指定的子文档；而需要对具体的文档内容进行修改时则可切换到某篇子文档的普通视图中（每篇子文档在普通视图中都作为主控文档的一节出现），十分方便。执行“视图”菜单中的“主控文档”命令即可切换到主控文档视图。 上面简要介绍了Word的各种视图方式的特点及适用范围，广大用户在日常操作中可根据实际情况及个人喜好从中加以选择。另外，广大用户应注意不 要将Word的视图方式与“全屏显示”相混淆。“全屏显示”并不是Word的一种视图方式，而是一种独特的显示方式，即显示时去掉word所有的屏幕组件（如：标题栏、菜单栏、工具栏和滚动条等），将整个屏幕全部用来显示Word文档的内容，以便在屏幕上显示更多的文档信息。全屏显示与Word的视图方式并不相冲突，任何一种视图均可采用“全屏显示”，我们只需执行“视图”菜单中的“全屏显示”命令即可切换到全屏显示方式，此后单击“全屏显示”工具栏上的“关闭全屏显示”按钮，或者按Ese键则可关闭全屏显示，并切换到以前的视图方，十分方便。 十七、驾轻就熟\"项目符号和编号” 项目编号可使文档条理清楚和重点突出，提高文档编辑速度，因而深受喜爱用word97/2000编辑文章的朋友欢迎。编号作为word中的一项“自动功能”，只有深谙其来龙去脉，运用得当，才能让“编号”言听计从，不致适得其反，平添麻烦。 一、应用“项目符号和编号” 有两种方法：手工和自动。前者即通过单击“编号”、“项目符号”按钮或“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令引用；后者则通过打开“自动更正”对话框后设置“自动编号列表”为键入时的一项“自动功能”来引用：当在段首键入数学序号（一、二；㈠、㈡；1、2；⑴、⑵等）或大写字母（A、B等）和某些标点符号（如全角的，、。半角的.）或制表符并插入正文后，按回车输入后续段落内容时，word即自动将其转化为“编号”列表。 二、中断、删除、追加编号 删除（取消）文档中的编号可通过下列方法： ①按两次“Enter”，后续段落自动取消编号（不过同时也插入了多余的两行空行） ②将光标移到编号和正文间按“Backspace”键可删除行首编号。 ③选定（或将光标移到）要取消编号的一个或多个段落，再单击“编号”按钮。以上方法都可用于中断编号列表，可根据需要选用。但如果要删除多个编号，只能用③法。而且，如果为“编号”定义了快捷键后，无论追加还是删除编号，此法都最快。 将光标移到包含编号的段结尾按回车，即可在下一段插入一个编号，原有后续编号会自动调整。 三、死板的编号方式：一段一个编号 通常情况下，word按段落编号，即在每个段落（不管该段有多少行）开始位置处添加一个编号。而许多文档往往要将多个段落放在同一个编号内，可以选择以下四种方法来实现： ①、在第一段结束时按“Shift+Enter”组合键插入一个分行符，然后即可在下一行输入新内容而不会自动添加编号（实际和前面的内容仍然属一段）。 ②、在某个编号内的第一段结束后，按两次以上回车插入需要的空段（此时编号会中断），当光标移到需要接着编号的段落中，单击“编号”按钮，此时word通常会接着前面的列表编号。然后再将光标移回到前面的空段中输入内容。 ③、中断编号并输入多段后，选定中断前任一带编号的文本再单击（或双击）“格式刷”按钮，然后再单击要接着编号的段落，即可接着编号。（使用键盘的话，则先按“Ctrl+Shift+C”复制格式，再按“Ctrl+Shift+V”粘贴格式）。 ④中断编号并输入多段后，选定需接着编号的段落，打开“项目符号和编号”对话框，选择和上一段的相同编号样式后，再选择“继续前一列表(C)”。 不难发现，②③④法其实都是通过中断编号来插入多段，在一个编号内插入多段后再设法继续编号。相形之下，①法要方便些，但后续行的一些格式必须通过特殊的方法处理（如行首的缩进只能通过键入空格代替），从而“看起来”是另一段。这里介绍一种快速而极其有效的方法——“多级编号”法： 首先打开“项目符号和编号”对话框，将你的段落编号设为“多级编号”中的一种，再单击“自定义”，将当前级别（通常为1）的编号样式设成你想要的样式，将下一级别（通常为2）的“编号格式”中全部内容删除（即无）。OK！假设现在要输入3段文字，其中1、3段带编号，2段无编号。只须将1段级别设为1，它就带编号；2段不要编号了是吧？好，按回车再按“Tab”将下一段的级别降为2，怎么样，没有编号了吧！现在将2段内容输入；按回车输入3段时先按“Shift+Tab”将该段级别升一级为1，编号又出现了。升有降无（编号），你试试，是不是非常方便！ 四、设置编号格式 1、影响美观和规范的“间距”：相信有许多朋友对word中编号和正文过大的相隔距离恼火不已，因为不知如何调整间距而放弃“编号”。如果打开“选项”对话框并设置“制表符”在文档中显示出来的话，仔细观察水平标尺和文档中编号后的控制符号，你会发现使用编号后在左缩进标记附近会出现一个制表符（编号后也有）。问题的症结就在此：在word中编号时，会在编号和段落的第一个字符间插入一个不可编辑字符，默认用制表符将编号和正文隔开，并用制表位对齐正文。明白了这个道理，问题就迎刃而解了：选定要改变间距的编号列表，按住Alt向左拖动（以能看到编号后的制表符为准）标尺上的制表位，即可缩小编号和正文间的距离，反之向右拖则增大间距。还有一种更绝的方法：利用多级符号来插入编号，可改变作为默认间距的字符。方法为：单击主菜单中“格式”→“项目符号和编号”，打开对话框后再单击“多级符号”，选中一种合适 样式后单击“自定义”，在“自定义多级符号列表”对话框中单击“高级”，然后将“编号之后”的内容（默认为制表符）改为“不特别标注”，再依次确定关闭对话框，则编号和正文紧连着不插入任何分隔符号；若改为“间距”同样可将间距改为很小而无需通过移动制表位来缩小间距。虽然是多级符号，但作一级编号来用也顺顺溜溜。 2、多种多样的编号格式：在word中只提供了13种编号样式。但如果你善于修改的话，可以“自定义”出不计其数的样式。方法为：打开“项目符号和编号”对话框后选中一种编号样式，然后单击“自定义”按钮，此时会打开“自定义编号列表”对话框，在“编号样式”的下拉列表框中选中一种样式后，可以在“编号格式”下的文本框中的编号前后输入其他字符，从而构成各种格式的编号。如添加括号编号列表变成(1)、(2)、(3)„„；添加“－”变成－Ａ、－Ｂ、－Ｃ„„；添加“第、章”两字变成第1章、第2章、第3章„„正是“天高任鸟飞，海阔凭鱼跃”。 3、丰富多彩的编号字体：单击“自定义编号列表”对话框中的“字体„”，即可为编号指定字体、字形、字号、颜色、字符间距及阴影等其他效果。 4、不可轻视的编号、正文位置：如果编号、正文的排版位置不合意，可在“自定义编号列表”对话框中修改。其中“编号位置”框架内的“对齐位置”即相当于“首行缩进”，“文字位置”框架内的“缩进位置”相当于“左缩进”，理解了这两项的含义，该设置为多少相信无需多言了（其实，这些值你也可以直接用标尺上的“左缩进”“首行缩时”修改）。如果是“多级符号”，则应逐项为每一级设置编号对齐位置和正文缩进位置直至符合实际需要。 五、指定快捷键：加快操作的有效方法 为“编号”指定快捷键：同时按下“Ctrl+Alt+数字键盘中‘+’”，鼠标指针变成花朵形后单击常用工具栏上的“编号”按钮，然后将光标移入“自定义键盘”对话框中的“请按新快捷键”内按下你想用的组合键，如“Ctrl+8”（快速编号或取消编号），再单击“指定”、“关闭”即可。同样为“格式”菜单中的“项目符号和编号”定义一个快捷键，如“Ctrl+9\"（打开详细设置框）。定义快捷键后，要应用或取消（中断）编号，或者设置编号样式时，就可以直接用键盘操作，省时省力。 六、复制含编号的文本：注意帮倒忙 如果将包含编号的文本内容复制到新位置，新位置文本的编号会改变，通常会接着前面的列表继续编号。如果要和复制前的格式完全相同，需打开“项目符号和编号”对话框，选择“重新开始编号”，这一点往往会被人忽略。 七、将编号转换为数字 编号具有方便快速的特点，但在复制、改变编号样式等一些操作中不方便，此时可将编号转换为真正的文字编号。选中带编号的段落，按“Ctrl+C”，再选择菜单“编辑”→“选择性粘贴”，按“无格式文本”粘贴到新位置，编号就转换为正文了，现在你爱怎么改随便你了。 八、“多级符号”中的重磅炸弹：Tab、Shift+Tab 多级符号在进行如试卷排版中非常有用，输完某一级中一个编号（如1、2、3„„）后的正文内容，按回车键即自动进入下一个编号，再按“Tab”键即可改为下一级编号样式（如A、B、C„„），要返回到上一级继续编号，按“Shift+Tab”即可。灵活运用这两项，同样能少费力气多办事。 九、一点建议 如果你想全权控制“编号”，不愿受“自动更正”干扰或摆布，请在“自动更正”中关闭“自动编号列表”。如果你在“编号”时误操作，导致“编号”乱套，不妨多试试“Ctrl+Z”，它能为你省不少力。关于“项目符号”的操作方法，大多相同，不再赘述。 十八、Word 中的批量文件格式转换器 Word 是Microsoft公司出品的office系列办公套件的核心组成部分，其强大的文字编辑和排版功能，以及易学易用的特性，在同类软件中鹤立鸡群，赢得了广大用户的青睐。批量文件格式转换就是其中一项有鲜明特色的功能，相信不少熟悉office的朋友都知道，但会用的恐怕不多。笔者曾经翻遍菜单而一无所获，可谓真人不露相，下面就让我们来看看其中到底有什么诀窍。 在Word 中的使用方法。 在Word 中，文件格式转换向导存放在文件Convert8.wiz内，将它打开后，一步一步地依照提示操作，即可实现整批文件的格式转换。具体操作步骤如下： 准备工作: 如果你不是以完全方式安装office97的话，请先检查Word下的“向导和模板”以及“转换器与过滤器”是否已装全，然后，选择或新建两个文件夹，一个用来存放要转换格式的文件，另一个则存放转换后的文件。 启动Word 97，单击工具栏上的“打开”按钮，在Microsoft Office安装目录下，找到\\Office\\Macro\\Convert8.wiz文件，打开后会出现一个警告宏病毒的对话框，单击“启用宏”，这时将出现一个选择对话框，应单击 “转换文件格式”按钮。 进入“文件转换向导”后，点击 “下一步”按钮，Word 97会提示你是“将其他文件格式转换为Word文档格式”，还是“将Word文档格式转换为其他文件格式”。这里以前者为例，单击其下拉箭头，选择源文件的格式，单击“下一步”。 这时，向导要你选择源文件夹和目标文件夹所在的位置，分别点击相应的“浏览”按钮，选好刚才确定的那两个文件夹。再单击“下一步”。 随后出现选择文件的对话框，在“可用文件”列表中选择你要转换的文件，使其转移至“转换文件”列表中。单击“完成”按钮，文件转换即刻开始，转换后的文件自动保存在你指定的目标文件夹中。 转换完成后，会询问你是否进行其他转换，选“否”，并点击控制菜单上的“关闭”按钮，退出Convert8.wiz窗口。 在Word 2000中的使用方法。 在Microsoft公司今年推出的Word 2000中，内置了功能更强大，使用更方便的文件转换向导，其使用方法与Word 97略有不同，主要是启动文件转换向导的方法变得简单多了，具体操作步骤是：做好准备工作后，启动Word 2000，打开“文件”菜单，单击“新建”命令，在出现的对话框中，点击“其他文档”标签，可以看到“转换文件”图标，双击它即可进入文件转换向导，以下的步骤与Word 97大同小异，这里就不再赘述了。 学会使用上述功能，就可以在Word中快速安全地转换成批文件。该功能支持的文件格式十分广泛，既有常见的文本编辑器格式，还支持Excel，Lotus1-2-3等电子表格软件和Outlook通讯簿的格式。特别值得一提的是，它还有一招“杀手锏”：从任意文件中恢复文本，当你收到朋友寄来的一堆乱码时，或者面对不明格式的文件时，不妨用它试试，或许能给你一个惊喜。 十九、Word宏应用实例 一、宏的录制 在这里举一实例。例如，在Word 97中，要插入字符，则往往要到符号框中查找半天。对于一些常用的符号，如“￥”，便可以使用宏来使工作简化。 1.单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击“录制新宏”选项。 2.给宏取名为“Yuan”，再单击“键盘”。 3.在弹出的对话框中指定快捷键，可指定为“Ctrl＋Y”，再关闭该对话框回到“录制宏”对话框。单击“确定”按钮启动记录器。 4.运行“插入”选单中的“符号”子选单，从弹出的“符号”框中选择“￥”，插入后再关闭。另外，也可以指定到工具栏，从弹出的“自定义”对话框中的“命令”栏中把“Normal.NewMacro1.Yuan”拖放到工具栏中。 5.单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮。 6.单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击“宏”命令。 7.选择第二步中的宏名称，再单击“编辑”按钮。 这时我们可以从中看到以下代码： Sub Yuan() Selection.InsertSymbol Font:=″楷体—GB2312″,CharacterNumber:=－27,Unicode:=True End Sub 以后，当你需要插入字符“￥”时，只需按下快捷键“Ctrl＋Y”，或者是在工具栏点击“Normal.NewMacrol.Yuan”便可以了。 二、宏的编辑 宏录制器将以上宏操作翻译为Visual Basic代码。但是，录制宏时会受到一些限制。许多复杂的宏，例如，要用到循环语句，便无法录制。为了提高录制的宏的功能，就可能需要修改录制到模块中的代码。 具体操作为：单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击“宏”命令。选择第二步中的宏名称，再单击“编辑”按钮。 然后便加载Visual Basic编辑器，我们可以看到所录制的宏自动生成的Visual Basic代码。 例如，在C:\\My Document中有200个Word文档，依次命名为“1.doc”，“2.doc”，“3.doc”，„“200.doc”，我们需要把文件格式改变为文本文件，即txt文件。 先以1.doc为例，录制一个宏，打开文档，另存为txt文件，再关闭该活动文档。生成的Visual Basic代码如下： Sub Macro1() ChangeFileOpenDirectory ″C:\\My document″ Documents.Open FileName:=″1.doc″ ActiveDocument.SaveAs FileName:=″1.txt″,FileFormat:=wdFormatText ActiveWindow.Close End Sub 下一步便进行编辑，用一个循环语句依次打开各个文件，转化后再关闭。代码如下： Sub Macro1() dim i for i=1 to 200 ChangeFileOpenDirectory ″C:\\My document″ Documents.Open FileName:=i ＆ ″.doc″ ActiveDocument.SaveAs FileName: =i ＆ ″.txt″, FileFormat:=wdFormatText ActiveWindow.Close next i End Sub 再次运行该宏，便可以轻松完成任务。宏的作用由此可略见一斑。 二十、Word的“压缩”功能 如果你有一台电脑而没有打印机，你一定希望在Word中编辑的文档所占的空间比较小，这样就可以直接将一个文档拷贝到软盘上，再到有打印机的电脑上打印。一般来说，如果Word文档中没有图片，那么一张软盘足可以容纳下一个文档。当文档中有图片的时候，这时文档所占的空间就比较大，有时一张软盘装不下。 这种情况通常有两种解决办法。一是通过压缩软件将文档压缩，将压缩后的文档拷贝到一张软盘上，再到其它的电脑上解压。二是将一个文档分为几个小文档，将它们分别拷贝到几张软盘上，再到其它的电脑上合并。我想，这两种办法都是非常不方便的。笔者经过实践，发现Word本身对于含有图片的文档，有效果极佳的“压缩”功能。当然，这不同于真正的压缩，只是笔者对这种功能的命名。“压缩”方法非常简单，步骤如下： 第一、不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中。如果需要剪贴板里面的图片，应通过Windows的“画笔”，将其存为一个文档。 第二、再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置。 第三、选择Word“编辑”下的“全选”项，选择该图片，再选择“编辑”下的“复制”项。 第四、重新建立一个新文档，选择“编辑”下的“粘贴”项，将图片粘贴到新文档中。 至此，读者可以发现，通过剪贴板将图片直接拷贝所建立的文档，与通过插入图片文档所建立的文档相比，后者所占的空间小得多。再将后者通过第三、第四步处理得到的文档与未处理者相比，所占的空间又有明显地减小。 二十一、Word快捷键大全 打印预览 Ctrl+Alt+I -------------------------------------------------------------------------------- 创建不间断空格 Ctrl+Shift+Spacebar -------------------------------------------------------------------------------- 创建不间断连字符 Ctrl+连字符 -------------------------------------------------------------------------------- 使字符变为粗体 Ctrl+B -------------------------------------------------------------------------------- 使字符变为斜体 Ctrl+I -------------------------------------------------------------------------------- 为字符添加下划线 Ctrl+U -------------------------------------------------------------------------------- 缩小字号 Ctrl+Shift+< --------------------------------------------------------------------- ----------- 增大字号 Ctrl+Shift+> -------------------------------------------------------------------------------- 删除段落格式 Ctrl+Q -------------------------------------------------------------------------------- 删除字符格式 Ctrl+Spacebar -------------------------------------------------------------------------------- 复制所选文本或对象 Ctrl+C -------------------------------------------------------------------------------- 剪切所选文本或对象 Ctrl+X -------------------------------------------------------------------------------- 粘贴文本或对象 Ctrl+V -------------------------------------------------------------------------------- 撤消上一操作 Ctrl+Z -------------------------------------------------------------------------------- 重复上一操作 Ctrl+Y -------------------------------------------------------------------------------- 二十二、Word中巧用宏命令 宏命令作为一个非常重要的功能，在现在的许多软件中都不可缺少。利用宏，可以大大地简化我们的工作，准确快速地完成繁琐的任务。下面，就给大家详细介绍我在word中使用宏的一个实例。 【需求】 在word中进行批量处理，将大量的Word文档.doc文件转换为.htm文件 【分析】 我们知道，利用word可以将.doc文件转换为.htm文件，方法是： 在Doc文件编辑窗口中，选择菜单“文件/另存为”，在“保存类型”下列列表中选择“html document”，按“保存”。单独进行几个doc文件的转换还不算繁琐，但要大批量地进行转换工作时，比如：按章节输入了一本书，形成了几十个.doc文件，要对这些文件进行转换成.htm文件的工作，这时，就不能采用手工一个个处理的笨办法了！怎么实现呢？请往下看。 【实现步骤】 假设大批量.doc文档所在目录为c:\\docs，文件名为1.1.doc，1.2.doc ... 1、 启动word 2、 关闭当前默认打开的空文档 3、 选择菜单“工具/宏/录制新宏”，输入宏名称“doctohtml”，按“确定”，进入了宏录制过程。 4、 选择菜单“文件/打开”，选择目录c:\\docs，选择文件1.1.doc，按“确定”。 5、 选择菜单“文件/另存为”，在“保存类型”下列列表中选择“html document”， 按“保存”。 6、 选择菜单“文件/关闭” 7、 选择菜单“工具/宏/停止录制” 8、 选择菜单“工具/宏/宏” 9、 在出现的“宏”窗口左部选中doctohtml，单击右边的按钮“编辑” 10、宏代码改造： 在出现的“Microsoft Visual Basic”窗口中，可以看到如下的宏代码： Sub doctohtml() ' ' doctohtml Macro ' 宏在 99-11-8 由 xxx 录制 ' ChangeFileOpenDirectory \"C:\\docs\" Documents.Open FileName:=\"1.1.doc\ReadOnly:= _ False, AddToRecentFiles:=False, PasswordDocument:=\"\dTemplate:= _ \"\mplate:=\"\ Format:=wdOpenFormatAuto ActiveDocument.SaveAs FileName:=\"1.1.htm\kComments:= _ False, Password:=\"\=\"\ ReadOnlyRecommended:=False, EmbedTrueTypeFonts:=False, _ SaveNativePictureFormat:=False, SaveFormsData:=False, SaveAsAOCELetter:= _ False ActiveDocument.Close End Sub 对上面的代码进行改造，如下： Sub doctohtml(myfile as string) ' ' doctohtml Macro ' 宏在 99-11-8 由 xxx 录制 ' ChangeFileOpenDirectory \"C:\\docs\" If FileExists(gwfile + \".doc\") Then Documents.Open FileName:=myfile+\".doc\False, ReadOnly:= _ False, AddToRecentFiles:=False, PasswordDocument:=\"\wordTemplate:= _ \"\dTemplate:=\"\ Format:=wdOpenFormatAuto ActiveDocument.SaveAs FileName:=myfile+\".htm\00, LockComments:= _ False, Password:=\"\d:=\"\ ReadOnlyRecommended:=False, EmbedTrueTypeFonts:=False, _ SaveNativePictureFormat:=False, SaveFormsData:=False, SaveAsAOCELetter:= _ False ActiveDocument.Close end if End Sub 并加入下面两个过程： '判断文件是否存在的函数 Function FileExists(ByVal FileName As String) As Boolean On Error Resume Next FileExists = Dir$(FileName) <> \"\" If Err.Number <> 0 Then FileExists = False End If On Error GoTo 0 End Function '实际的转换函数 Sub mydoctohtml() If MsgBox(\"确认执行转换doc到html文件吗？\ vbCancel Then GoTo eeeddd Call doctohtml(\"conver\") Call doctohtml(\"content\") Call doctohtml(\"qianyan\") Call doctohtml(\"fl\") Call doctohtml(\"1.1\") Call doctohtml(\"1.2\") ... Call doctohtml(\"1.10\") ... Call doctohtml(\"2.1\") ... Call doctohtml(\"3.1\") ... ... Call doctohtml(\"9.1\") ... eeeddd: End Sub 至此，全部代码改造完毕！关闭“Microsoft Visual Basic”窗口，回到Word窗口。 11、选择菜单“工具/宏/宏”，出现“宏”窗口，在左边的宏列表中，可以看到“mydoctohtml”一项，选中它，按右边的按钮“运行”，出现提示窗口“确认执行转换doc到html文件吗？”，选择“确定”，批量转换工作开始了！ 【后记】 上面应用宏的例子，看起来虽然步骤很多，其实做起来却非常简单，技术上关键在于2个环节： 第一、根据某个任务录制初始的宏； 第二、对初始的宏代码进行改造，已满足满足特殊的需求。 自动化地处理，是否很让你感到计算机的高级？宏，真是个好东东！ 二十三、巧用“文本框衔接”一例 ---- 我在实际的工作中遇到这样的一个问题：如需要将文本用A3或B4纸分两栏，正反两面打印（这样可以在对折的中间进行装订），通常的做法是：文档完成后，先按A4页面排版，而后另开一个文档，设为A3页面并分为两栏，再将前面做好的文档按页拷贝到新文档相应的页面上，如：一个8页的文档，第1页与第8页，第2页与第7页，第3页与第6页，第4页与第5页分别排在同一页面的两栏上，这样正反两面打印，对折起来装订，页面时连续的。但是排版非常繁琐，特别是当你排版完成后，你发现需要对文档进行某些修改时，不得不将某一页的内容增加或减少使已经排好的页面有所变化时，那么你必须从头再来。 ---- 现在我介绍给您一种利用WORD97文本框衔接的方法，会使您不再受到类似排版工作的烦恼。 先将文档完成存盘。 新开一个文档，按所需设置页面。按回车，直到留出所需的页面。如：文档为8页，需打印在4面上，共2张纸。 在4个页面上插入8个文本框。 将文本框按组建立衔接。1-2，2-3，3-4，4-5，5-6，6-7，7-8 如何建立衔接。 从视图菜单中将文本框工具栏打开，单击1号文本框，出现“水杯形状”图标后，将“水杯形状”图标移至2号文本框单击即可。以下衔接同。 将光标移至1号文本框，插入前面完成的文档。 打印时，可在打印窗口选择正反打印；或每次只打印单前页（一页纸打两面）。 这样打印的文档，对折后，按书本进行装订，可象书一样翻看，特别是可以任意对文档进行修改，文档可以自动按衔接的文本框移动，而不会影响页与页之间的关系。如果需要加上页号，只需在每个文本框下面留一个空行，手工加号即可。 ---- 使用此方法可以在一张纸的两个页面上打印处页文档的内容，从中对折后装订，阅读起来非常 方便。特别实用长文档打印，具有节约纸张、装订美观等优点。 二十四、WORD使用技巧集锦 更改默认目录 Word 默认保存目录是 C:\\My Documents 目录，要想改变这个路径很简单： 依次打开“工具/选项/文件位置”，在文件类型栏内，选择“文档”，按“更改”按钮，在“更改位置”对话框中选定文件夹后，按“确定”退出。 -------------------------------------------------------------------------------- 更改用户信息 可能你现在用的机器以前是别人使用的，要是想把 Word 中的用户信息更改过来，只要依次打开“工具/选项/用户信息”，改变有关栏目内的信息后，按“确定”退出即可。 -------------------------------------------------------------------------------- 给文字标注拼音 在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音，最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入，然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。现在有办法解决这个难题。步骤就是： 选择需标注拼音的文字 运行\"格式\"下拉菜单中的\"中文版式\"子菜单中的\"拼音指南\"命令 然后在各文字相对应的方框中输入拼音。还可以调整拼音的字体，字号和对齐方式 最后单击\"确定\"按钮完成拼音的标注 瞧，现在是不是好看多了。 --------------------------------------------------------------------- ----------- 增加菜单命令 单击Word 2000“工具”菜单下的“自定义”命令，选中“自定义”对话框中的“命令”选项卡，在左侧的“类别”窗口中选中需要增加的菜单类别。将右侧“命令”窗格内要增加的命令拖至对应的菜单项，菜单打开后将其插入 黑线指示的位置即可。 -------------------------------------------------------------------------------- 删除菜单命令 如果需要删除某个菜单命令，只须保持“自定义”对话框的打开状态，选中菜单中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖离菜单即可。 -------------------------------------------------------------------------------- 调整命令位置 如果需要调整某个菜单命令的位置，可按以下方法操作：将“自定义”对话框打开。若要移动菜单命令，可打开菜单将选中的命令拖动到新位置或拖动到另一个菜单（菜单自动打开后放入新位置即可）。若要复制命令，应按住“ Ctrl” 键，再按上面介绍的方法将命令拖动到新位置。 -------------------------------------------------------------------------------- 使菜单成为工具栏 对于带有移动柄（即菜单顶部有黑条）的子菜单，可以将它移动到屏幕上的任意位置成为工具栏。方法是：打开要移动的子菜单，拖动子菜单顶部的移动柄，将它移动到新位置就成为浮动工具栏，而且原有的子菜单仍然保留。一旦不需要，单击浮动工具栏右上角的“关闭”按钮即可。 -------------------------------------------------------------------------------- 修改菜单或按钮名称 打开“自定义”对话框，用鼠标右键单击欲更改名称的按钮、菜单或菜单命令，可见弹出的快捷菜单的“命名”后有一输入框。它就是供你修改菜单或按钮名称用的，在框内单击后输入新名称即可。 -------------------------------------------------------------------------------- 快速查看格式 要查看 Word 中某些文字应用的格式，可以按 Shift+F1，然后单击该文字，查看完毕后，再按一下 Shift+F1 就可退出这种状态。 -------------------------------------------------------------------------------- 二十五、用WORD 2000实现快速批量打印利息催收通知单 为了实现快速批量打印利息催收通知单，我们必须利用WORD 2000中的邮件合并功能来帮助完成工作。 1、建立文档。启动WORD 2000新建一空白文档，按规定格式编辑好利息催收通知单中的固定内容，设置好 页面格式。 2、邮件合并。 选择工具菜单中“邮件合并”选项，进入“邮件合并帮助器”窗口； 点击“主文档”中“创建”下拉菜单中的“分类”按钮，在弹出窗口中选择“活动窗口”；然后点击“数据源”中“获取数据”下拉菜单中的“打开数据源”按钮，弹出“打开数据源”窗口，找到刚才我们在EXCEL 2000中保存的“应交利息.XLS”文件，点击“打开”； 在随后弹出的窗口中点击“确定”，在接着弹出的窗口中点击“编辑主文档”按钮来进行给主文件添加合并域的工作。 将光标移至需要添加合并域的位置，点击“插入合并域”按钮，从下拉列表中选择需要插入的合并域；重复这一步骤，在所有需要插入合并域的地方插入相应的合并域。然后点击工具栏上“查看合并数据”按钮进行检查核对。 检查无误后，即可进行批量打印利息催收通知单。点击工具栏上“合并选项”按钮，弹出“合并”窗口， 在“合并到”下拉列表中选择“打印机”，开启打印机后，点击“确定”按钮，直接将合并的每一份利息催收通知单输出到打印机。 因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容