高职院校系部档案工作初探

高职院校系部档案工作初探

作者：陈文

来源：《经济研究导刊》2012年第23期

摘要：高职院校系部是相对独立的教学单位，在高职院校蓬勃发展的背景下，系部档案工作是学院档案工作的重要组成部分。因此，对高职院校系部档案工作的重要性、系部档案管理工作的现状、档案管理的一些思考做初步的探讨，以期加强、规范高职院校系部档案管理工作，以便更好地为教学服务，为学院的健康快速发展发挥应有的作用。 关键词：高职院校；系部；档案管理

中图分类号：G717.24 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）23-0188-02 在国家高度重视并大力发展高等职业教育，进一步规范、强化高等职业教育运作的背景下，高等职业院校近几年在建设规模、管理模式等方面推行了一系列行之有效的措施，使其得到了很大的改观，成效显著。随着院系管理权责的逐步理清和完善，系部逐步成为相对独立的，集教学、科研和管理于一体的教学单位。系部作为相对独立的教学单位，是高职院校的重要组成部分，它既是培养人才的一线单位，又是全校各项工作的最基层单位，也是许多数据和第一手资料的来源基地。随着高等教育改革的不断深入开展，高职院校对档案工作的要求越来越高，档案工作也以其越来越规范的管理和操作为高职院校的各项工作服务，促进高职院校的健康快速发展。

正因为如此，高职院校系部档案工作的效果在一定程度上影响着高职院校档案管理的开展，它与高职院校行政管理、教学管理、后勤管理等工作构成了高职院校管理的一个完整的体系。系部档案工作效果的好坏，直接影响着高职院校的档案质量，因此，有必要对高职院校系部档案管理状况进行审视，并作进一步的思考。 一、高职院校校级和系级档案管理的不同之处

高职院校系部作为教学单位，承担着学院主要的教学、教师和学生管理等工作，是一个相对独立的行政管理执行机构和教学管理机构。在各级管理机构和部门当中，高职院校的系部不是一个独立的社会单位，它行使的是二级管理单位的职权。相比之下，高职院校系部档案管理与学院档案管理在目的、范围、体系结构和方式4方面各有不同。

第一，目的不同。系部档案管理的主要目的是应用，而学院档案管理的目的主要是保存，它保存的是学院层面上的各项有保存价值的资料，以记录学院的成长进程和发展轨迹。 第二，范围不同。学院档案管理范围主要是根据档案管理规定，保存有保存价值的过期的档案资料。而系部收集、管理的档案则包括收集管理大量的按档案管理规定不需要归档的，但又还在发挥着作用或还在形成过程中的资料。

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第三，档案的体系结构不同。学院是以行政管理工作为形式，以教学活动为内容来共同构建档案管理体系。而到了系部则是围绕教学活动这个中心、以具体的教学实践资料为内容建立档案管理体系。

第四，方式上的不同。学院档案室的管理是分阶段进行的档案整理工作，而系部档案更多的是需要经常性的整理，有时甚至连一、及时的保存。因此，加强系部档案管理工作具有着重要的意义。

二、高职院系档案管理工作的现状

系部档案管理对学院的档案工作有着其重要的支撑作用，但在实际的工作中却存在着不受重视、管理人员不专业、存储场所不符合要求、宣传不到位、利用不充分等现状。 （一）档案工作不受重视

学院档案室只负责收集院级范围的重大档案资料。各院系自己管理的档案资料其实更多、更细、更琐碎，如一些由各院系自己形成的档案资料，像专业项目从申报到建设再到验收，整个过程形成的资料，是由系部自己保存管理的。又如，系部对于专业建设、人才培养等的改革，从讨论—立项—调研—论证—修改方案等等在这个过程中产生的一系列材料都是系部的重要档案材料，也是由系部自己保存管理的。诸如此类的材料，大都是由系部进行档案管理。这些资料是系部成长历程的见证，是宝贵的教育教学第一手材料。

这些存放在系部的日常资料既多且杂，如果管理人员不重视、没有足够的责任心去管理，容易由于短时间内没有利用价值而造成不受重视。思想上的不重视，加上没有相应的规章制度可遵循，就容易造成管理上的漏洞，致使很多原始资料缺失，给系部乃至学院的工作造成很多不便之处。

（二）管理人员不专业

受岗位设置等的限制，各院系大都没有专门的档案管理人 员，而是由教学秘书或行政人员兼任。他们大部分没有受过专业的档案管理方面的培训，对档案管理的观念意识还不够强，还处于简单的资料收集整理阶段，很少能做到对资料的鉴定修订和筛 选。管理的档案形式都是常见实物和文书档案类，对于音像录音等这些特殊载体的档案管理上不够重视，也不专业，因此，多存在资料收集不及时、不完整、不齐全，整理和保管不科学、不规范等情况。 （三）存放场所条件不符合要求

受建设规模和经费的限制，很多系部没有专门的、符合条件的库房用来存放档案。因此，很多情况下，资料没有按要求分档立卷入库，存放房间在温度和湿度等档案保管条件上都没有达到档案室的条件要求，使许多宝贵的一线资料随着时间的推移渐渐消蚀，甚至流失。

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（四）管理宣传不到位，利用不充分

档案管理并不是档案管理人员的事情，需要全体师生的共同支持和配合。如老师们积极提供在教学过程中形成的一系列教学资料，又如教学“八大件”资料、优秀课例、优秀教学设计指导方案等等由系部进行管理，作为系部的教学资源库素材、教研科研活动的素材，提高教学效果，促进教学质量的提高。

三、加强高职院校系（部）档案管理的思考

系部档案如此重要，应加强系部档案的管理工作，主要从以下3方面入手。 （一）加大宣传力度

加大档案工作的宣传力度，加强教工的档案意识，组织教工学习有关的档案制度和规定，养成良好的档案管理意识，营造全体师生共同配合，做好档案工作的良好风气。

领导高度重视，有关师生积极配合，自觉送档。档案管理人员在负责建档、归档和管理工作的同时，给档案利用者提供查阅、咨询等有效的服务，通过良好的服务态度和服务效果，说服广大师生支持档案工作，共维护档案管理工作的良好运作。 （二）提高档案工作人员的素质

档案管理是一项“精细活”，要求档案管理人员要细心、耐心、精心，只有这样，面对各种档案材料时才能有条不紊，忙而不乱。因此，档案管理人员的素质水平影响着档案工作的效果。高职院（系）应尽量配备专职的档案管理人员，并通过专业的业务培训和学习帮助其掌握有关的知识和业务技能。当然，档案管理人员自己也要努力学习，提升职业道德素质修养，提高实际工作能力，加强知识功底，强化业务技能和现代化的管理能力，适应档案管理的时代要求。

（三）以档案管理带动学风、教风建设

以教师作为档案管理的主线，在档案管理中引入质量管理的思想，促进档案管理工作质量和效率的提高。这样，可以使教师养成一种相对规范的工作习惯，每项工作都有头有尾，做每项工作都按计划—执行—检查—总结—反馈—修正的顺序来做，环节紧扣，有步骤，成系统，高效率。在教师的身体力行之下，学生在耳濡目染中，也会受到潜移默化的影响，这有助于形成良好的学风、教风，促进良好的系部文化的建设。

综上所述，高职院校系部的档案管理工作目前还处于发展、规范阶段，还存在亟需完善的地方。只要系部上下重视，互相支持，在具体的档案管理工作中，抓住系部档案管理的要点，坚持系部档案的制度化、规范化、系统化管理，通过系部档案管理支持系部管理工作的有序开展，为广大师生服务，为学院的档案管理提供有力的支持。

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参考文献：

[1] 赵明荣.浅谈高职院校系部档案管理[J].现代商业，2010，（7）. [2] 耿惠.浅析高职院（系）档案管理[J].南昌高专学报，2011，（2）.

[3] 刘晓燕，徐频.高职院校系部档案管理的思考[J].科技与信息，2010，（12）. [4] 谢玉华.加强高校院（系）档案管理工作的思考[J].湘潭师范学院学报：社会科学版，2008，（1）.