收发文制度

第一条 为提高办文速度和发文质量，提高办事效率，特制订本制度。 第二条 文件管理内容主要包括：各种来函、来电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。

第三条 本单位各类文件收发统一由总裁办公室归口管理。总裁办公室安排收发员负责文件的收发登记管理。

第二节 文件分类

一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。

二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议

讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要

共同执行的事项，用“通知”。

四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。

五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、

反映情况、提出建议，用“报告”。 六、批复。答复请示事项用“批复”。

八、 函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。 八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，

用“会议纪要”。

九、工作简报。以具体的事例、简捷的文字、灵活的形式，及时、迅速

地向上级反应情况、汇报工作，对下级或平级指导工作，通报状

况用“工作简报”。

第三节 收 文

一、 收文一律使用收文处理单。

二、外来文件均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，

根据文件属性及时分送相关部门。

第四节 文件处理

一、文件处理包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。 二、文件处理由总裁办统一安排，包括文件的分送、传递和催办。 三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。 四、文件的催办由总裁办负责，防止漏办或延误。 五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。 七、 文件办理完毕后，统一交由总裁办指定专人保管、立卷归档。

第五节 发 文

公司内部发文:

拟稿人→部门负责人核准→总裁办主任→总经理核准→总裁办统一编号→打印→签字、盖章→发文→备案 对外发文:

拟稿人→部门负责人审核→总裁办主任→总经理核准→总裁办统一编号→打印→盖章、签字→发文→备案

2012年2月3日