物资管理规定

龙祥宾馆内部文件

有关事项：物资管理规定 工作细分：各部门

发文部门：财务部

文件编号：LXH

发文日期： 执行日期：

签 发： (执行总经理)

发 送：杨总/王总/总经理助理/各部门总监/经理/厨师长

抄 报：张仁平总经理/张富林书记

[目的要求]

宾馆的物资包括食品原料、物料用品、布件、工程维修材料及在库低值易耗品等。加强宾馆的物资管理是降低经营成本，提高饭店经济效益的重要途径。

[具体内容]

l、物资管理的主要任务

(1)保证宾馆经营活动的正常运行，促进管理水平的提高和经营业务的发展；

(2)在确保宾馆服务质量的前提下，做好物资的合理采购和合理使用工作，加强仓储管理，堵塞漏洞，降低成本。

2、物资管理的基本方针

供应有计划，计划有依据，储备、消耗有定额，管理有制度，实行A、B、C分类控制法，合理储备，按计划采购，按定额供应，积极处理呆滞积压物资，降低物资储备，加速资金周转。

3、物资核算的方法

(1)计价原则。发出物资采用先进先出法计价。一经确定，不得随意变更；

(2)入库物资应按品种、规格、进行明细核算，由财务成本核算负责数量金额帐，仓库保管员负责数量帐，物资收发每日应及时记帐，做到日清月结；

(3)不入库物资直接进入当期损益进行核算；

(4)财务部应加强对仓库账务工作的管理，及时解决核算中的疑难问题，每月对仓库账务进行稽核，确保物资账务的完整、准确、及时。

4、物资管理的计划性

(1)物资采购计划是组织物资供应的主要依据，物资采购计划必须在掌握市场行情的前

提下，根据宾馆综合经营计划、物资消耗定额、物资储备定额及订货合同，充分考虑使用部门的合理要求进行编制；

(2)物资采购计划分为年度计划、季度计划和月度计划。年度计划是指导全年物资供应工作的主要依据，季度计划是年度计划的分解计划，用以明确季度物资采购供应工作的方向，月度计划是物资采购工作的具体实施与调整计划，计划编制按预算管理制度要求编制；

(3)计划外急需用品的采购视采购量的大小而分别采用追加计划和申购限额的办法予以解决。追加计划应随时申报；

(4)物资采购计划应列明品名、规格、数量、期末库存量、月消耗量或储备定额、“拟采购数量、 预计单价、预计采购资金等项目。采购计划一式四份，经财务部经理、执行总经理、总经理审批后，一份送总经理，一份送执行总经理、一份送采购部，一份留财务部。

5、物资管理的基础工作

(1)制定物资需求计划：制定物资需求计划是编制物资采购计划的重要依据，是实施物资采购计划的基础条件。各部门应制定物资需求计划和物品使用配备标准，交财务部成本控制审核，报财务部经理、执行总经理、总经理批准后实施；

(2)物资储备计划：物资储备计划由财务部统一管理。财务部在各部物资需求计划的基础上制订物资需求资金计划和物资储备资金计划，并按季节进行调整；

(3)宾馆所有物资均由采购部统一采购。采购部应掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购，在同等条件下应先市内，后市外。如使用部门有特殊技术要求，

可派人与采购员共同采购，特殊情况请示执行总经理或总经理批准后使用部门自行采购，但须按照物资验收程序办理相关手续；

(4)物资采购若需订货的需按宾馆合同管理制度要求签订合同，并盖有双方企业法人代表或具有法人委托书的代理人章和合同章；

(5)物资采购后，入库物资由物资验收员、仓库保管员同时验收并填制“收货记录”。“收货记录”一式三联。物资经验收入库后，物资验收员、仓库保管员和供货商分别签字，一联仓管员留存，一联交财务成本核算，一联给供货商或采购员；

不入库的物资由物资验收员、使用部门指派人员同时收货并填制“收货记录”。“收货记录”一式三联，物资经验收进入使用部门后，物资验收员、使用部门指派人员和供货商分别签字，一联收货员留存，一联交财务成本核算，一联给供货商或采购员；

(6)财务部监督采购制度的执行情况，按财务规定审核原始发票及“收货记录”、审核无误，核对采购申请单后付款；

(7)所有外购物资均需验收后方可入库或领用，不合格的外购物资，不准入库或领用，验收所使用的计量工具应符合要求；

(8)物资验收员负责外购物品的验收工作，采购部对外购物品的质量在采购的全过程中负全部责任；

未验收或验收不合格的物资，物资验收员有权拒绝入库；

(9)物资到店后应及时进行验收，尽量缩短入库待验时间，以便在发现差错和质量问题

时，及时通知财务部拒付款项并由采购部向对方索赔。所有物品、原材料应随到随验；

被验物资的品种、规格、质量、数量、包装必须与随货凭证、采购申请单相符，包装的食品原料应注明生产厂家名称、厂址、商标、生产日期、保质期限、质量标准、包装规格等；

(10)经检验不合格的物资应及时向部门主管及采购部报告，区别情况，及时处理；

凡质量不合格的、未付款的应予退货，已付款的应向供应单位索赔，订有供货合同的，还应按合同规定的违约责任要求对方给予赔偿；

质量等级下降，宾馆尚可使用的(以不影响宾馆的服务质量为前提)，应视情予以退货或按质论价；

数量短缺或有损坏的，应查明原因分别处理：

A、属供货单位发货不足的，应由采购部与对方单位交涉补足或通知财务部减付不足部分的货款；

B、属运输破损、遗失的，已保险的，应向保险公司索赔；

C、仓库盘存属正常范围内的短缺、损坏，应填制损益报告单，经部门主管部门批准后，予以核销；

D、因宾馆员工工作失职发生的短缺、损坏，应填制损益报告单说明情况，同时追究有关人员的责任，给予处理。

(11)物资经验收入库后，保管员应及时填写货架卡和登记库存帐；

(12)饭店各类物资总仓库一律由财务部管理，但根据业务的实际需要经财务部同意，各业务部门可设立二级仓库，由总仓归口，部门自管。仓库保管员对所掌管的物资负有保管、保养、监督和检查的责任，严格执行物资的收、发、领、退、管等规定，严格履行岗位责任制；

(13)仓库保管员应熟悉了解各类物资的保管要求，做到“二有”(有岗位责任、有工作流程)“三化”(仓库环境整洁化、材料堆放系统化、材料收发制度化)，“三相符”(账、卡、物三相符)，“统—编号定位”(统—编号，分架、分层依次对号入座)，“五五堆放”、“五防”(防火、防潮、防霉、防盗、防过期变质)；

(14)仓库保管员应掌握了解库存物资的储存期限，按先进先出的原则组织发货，防止呆滞变质；

(15)宾馆建立食品原料质量鉴定小组，鉴定小组由宾馆有经验的厨师、食品检验员、仓库保管员组成，凡使用存放时间超过规定的食品及需报损的食品原料，均需通过食品原料质量鉴定小组的鉴定后才能处理；

(16)仓库应每月自行盘点一次，冷库应定期冲洗，食品二、三级仓库应逐日盘点，财务部成本控制每月对库存物资进行抽查稽核，财务部每年组织一次仓库全面盘点，盘点后，应及时填制库存物资损益报告单，说明原因，按审批权限规定分组处理。 盘点中发现的呆滞积压物资应及时上报，并积极组织处理；

(17)宾馆的财产物资因盘盈盘亏及毁损变质或自然灾害等造成损失，应及时查明原因，

分清责任，区别不同情况，按下列规定处理：

A、属于正常损耗，列入本期管理费用；

B、属于责任事故造成的损失，应视责任大小，由过失人赔偿损失的部分或全部。需要核销的部分，按规定的审批权限报经批准后，在管理费用中列支；

c、属自然灾害等原因造成的非常损失，按规定的审批权限报经批限后，以其净损失(即账面净值扣除保险赔偿和残值后)列作营业外支出；

D、兼有责任事故及自然灾害等原因造成的损失，按宾馆有关规定处理；

E、流动资产盘盈，应查明原因，冲减管理费用，任何部门和个人不得隐瞒不报，不得抵补短缺和损失，或移作他用。

(18)领用物资须凭仓库领料单。领料单须经部门总监或经理签字，财务成本控制审核，财务部经理、执行总经理、总经理签批后，保管人员方可发料。领用部门应指定专人领料；

仓库保管员发料时，应严格按照领料单填写的品名、规格、数量发货，并按实际发货数填列领料单中的实发数量，实发数量不得超过申请数量；

领料单一式三联，领料后一联退领用部门，一联仓库留存及时登记货架卡和库存数量账，一联送财务部成本核算录入电脑库存数量金额账；

(19)实行以旧调新的物品(工具)须报废单、领料单两单齐全才可领料，其中属个人保管使用的工具还须带工具卡，因业务发展而需增领的部分，需按签批手续齐全的领料单领用；

(20)物品领用后，因质量、规格不行，领用部门要求退货的，应填写红字领料单，并说明原因，经领用部门总监或经理签字，财务部成本核算审核，财务经理、财务总监签字后准予退库；

属发料过程中发生的规格、数量不符，应及时调换。退库的物料须复验清楚，合格的方可入库；

(21)退库的物品应加强管理，减少不必要的损失。凡列明保质期的日常用品、食品原料等应优先发出，避免呆滞积压；

(22)基本建设和工程所用的物资购料可参照本制度的要求进行管理，实物分开，账簿分设，用途分清，确保物资核算工作的真实性。