理解电子文件概念是电子文件管理的基础

　．盎　团目冒囤　ｔ　。　。　ｔ　口河南师范大学档案馆许翠花　摘要塞水　平还未达到理想标准　麓　慧　纂嚣笔者认为，对电子文件概念的妻理筹解　鬣　麓　与掌握，是搞好电子文件管理的基础。　量囊　强葚　关键词电子文件概念管理基础　轰　电子文件独特的个性所带来的新的管理方式，使得目前信息　重新接受。国际档案理事会在《电子文件管理指南》中，也花大笔墨　阐述了，将重新认定“电子文件生命周期理论”，并同时提出了电子　文件管理的“前端控制”理论　。可以看出：电子文件管理理论的提　技术知识还未被完全掌握，信息化水平还未达到理想标准。笔者认　为．对电子文件概念的理解与掌握，是搞好电子文件管理的基础。　１．电子文件概念是理解电子文件特点的前提。被大家公认的　出，都是根据电子文件的特性而来的，而电子文件的特性是由电子　“电子文件”定义是“以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体．　文件的概念决定的，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论　依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件”。那么，它为　的基础。　什么是理解电子文件特点的前提呢？首先，“电子文件”它别于“文　３．电子文件概念是电子文件管理原则确立的基础。由于电子　件”，是一种特殊的文件，自然具有独特的“个性”。它是依赖计算机　文件被赋予了许多比纸质文件所独有的“个性”，随之而来的就是　系统并以代码形式出现，因此它具有对计算机的依赖性和非人工　种种新的管理思想和理念，只有这样，才能避免管理中的失误，有　识读性；它纪录于磁带、磁盘、光盘之上，　此就具有载体的多样　效保证电子文件的真实性、原始性和可靠性。为了达到新的管理标　性、信息存储的高密度性；它在系统中存取又在通信网络上传输，　准所提出的要求，在管理中确立了许多电子文件的管理原则：（１）　因此它就出现了信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信　真实性保障原则，是依据电子文件易改性从而保证电子文件的真　息的易改性。不难看出：在电子文件的概念中，隐藏着电子文件的　实性的原则。即归档后的电子文件中的元数据、背景信息和认证信　特点，即对计算机的依赖性、非人Ｔ识读性、载体的多样性、信息存　息与电子文件形成时保持一致的原则。（２）完整性保障原则，是依　储的高密度性、信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息　据电子文件信息、载体与环境的不稳定性，从而保证电子文件的完　的易改性等。因此，电子文件概念是理解电子文件特点的前提。由　整性的原则。包括电子文件整体的完整性和电子文件个｛本的完整　于，电子文件有其独到的个性，ｌ大］此在实践管理中，电子文件的特　性。（３）可读性保障原则，是指保证电子文件原女厶．Ｉ生、识读性的原　性决定着电子文件管理的一切活动，如电子文件管理的理论研究、　则。即电子文件经过存储到迁移的整个过程后，仍可以识读并仍可　电子文件管理的原则确立、电子文件管理技术的研制、电子文件的　以保证内容的原始性，也是依据电子文件的非识渎性、可操作性而　保管方式等，都是根据电子文件的特性实施的。按照逻辑推理，电　定的原则。（４）强制性原则，依据电子文件的不稳定性和可操作性，　子文件决定电子文件的特性，电子文件特性决定着电子文件管理，　对于有价值的电子文件进行强制性收集的原则。（５）实时性原则，　因此电子文件决定着电子文件管理，那么不难理解，电子义件的概　是依据电子文件的依赖性、集成性的特点，对电子文件做到“随时　念是电子文件管理的基础。　生成，随时存盘”的原则。可见，从制定“原则”的设想到“原则”的内　２．电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。无论何种　容确立，都是因电子文件的特性而来，又因电子文件的特性而去，　管理，都是以理论傲指导，只有正确的理论指引，才能获得科学的　因此电子文件的特性决定着电子文件管理原则的内容，电子文件　管理。电子文件决定着电子文件管理，电子文件概念是电子文件管　的概念是电子文件管理原则确立的基础。　理的基础，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。　４．电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。在电子　早在中国首届档案学博士论坛会Ｌ，为了奠定电子文件科学　文件管理中，电子文件是否“安全”是电子文件管理过程的核心问　管理的理论基础，多位知名档案学者首先对电子文件的概念进行　题，而电子文件的“真实性”是决定电子文件是否“安全”的关键因　了比较性的探讨和深入研究，最有代表性的是陈子丹先生还为电　素，而这种关键因素是由电子文件本身的特性：不稳定性、信息与　子文件的内涵归纳出了“三条基本要素”。随后，在此基础上，多位　载体的分离性和多媒体信息的集成性等决定的。美国档案专家戴・　档案专家依据电子文件的特性，阐述了电子文件管理的理论观点。　比尔曼先生也曾指出：要想证明电子文件的真实性，就必须保证文　黄霄羽女士指出“来源原则”仍然是当今电子文件时代档案专业的　件在整个操作过程中未经改动。而“易改性”恰恰是电子文件的特　基本原则，特别强调：新来源观是透过电子文件的本质和特性，采　性之一，因此防止电子文件“被改动”、防止电子文件所带来的“不　用更加概念化、抽象化的来源，是更加适应电子文件的新特点、新　真实性”的特点，是解决电子文件“安全”问题的关键。而维护这种　挑战的来源原则。张宁教授也通过“文件连续体模型”，全面展示了　“真实性”靠的是管理技术，因此电子文件的特性是电子文件管理　“电子文件连续体理论”。她也特别指出：“电子文件连续体理论”是　技术研制的关键。寻根问底，也就是说，电子文件的慨念是电子文　根据电子文件的种种特性指出、完善的，同时变得更加全面和科学　件管理技术研制的基础。　Ｌ　Ｌ］。美国档案专家瓦洛在《档案思想的自南贸易》和《美国档案＿＿［作　为了保证电子文件的真实性，不少档案研究专家，研究出了维　者》中说：由于电子文件的到来，档案管理事业将完全被重新塑造、　护电子文件真实性的管理技术，有“前端控制技术”、“全程管理技　兰台世界２０ｌ０．Ｉ２月下２３　圃园圃目ＹＡＮＳｉ￣ｊｒＡＨＳｔ』。　口摘南京工业职业技术学院翟福贞　要人事档案是否应有知情权，到底哪些信息要公开，哪些信息要保密，在人事档案实行信息化管理的过程中，在各大高校　进行数字化校园建设的过程中，这一对看似矛盾的问题，摆在我们的面前，亟待解决。　关键词人事档案知情权保密　我国人事档案长期实行的是内向型封闭式管理模式，人事档　案工作一直是在组织人事部门的领导与管理下进行的。人事材料　只要进入了人事档案，密级迅速提高，必须严格保密。在这种保密　观念的长期影响下，形成了人事档案不向个人开放的制度。《干部　及其直系亲属的档案。”因而，当事人无法接触到自己的人事档案。　一、为什么本人应对自己的人事档案具有知情权　１．本人对自己的人事档案具有知情权是有据可查的。《干部工　作条例》第五章第二十三条规定：“收集的材料，必须经过认真的鉴　别，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档　结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材　料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。”这里对人　事档案材料中需要经过本人签字同意的文件材料进行了明确的规　定。以上两个规定中都提及到部分人事档案材料必须经由本人签　字，才可以归档的问题。从以上现有的规定也可以看出，本人对自己　档案工作条例》第三十一条规定，“任何个人不得查阅或借用本人　案”。《干部档案整理工作细则》第三章第十条更明确地指出：“审查　不可否认的是，这种管理制度有一定的合理性，可以在一定程度上　防止他人篡改人事档案，对于保证人事档案及档案信息的安全、维　护人事档案的可信度及权威性具有积极意义。但随着社会的发展，　人事档案实行信息化管理，人民维权意识的增强，这种制度与现如　今的各种现实情况有了碰撞，若当事人无法了解人事档案信息，这　不仅不利于民主社会公民知情权的实现，也不利于当事人对人事　档案的监督。事实上，这种高度保密性不利于提高人事档案的真实　性、可靠性与完整性。笔者认为：实现人事档案向本人有条件的部　分开放和透明化操作，更能彰显人事档案存在的意义。　的人事档案具有知情权。但在实际工作中彳艮多单位的人事管理部　门以人事档案需保密为由，许多应该由本人签字同意的文件材料并　未得到本人的同意签字就任意装入档案袋尘封起来，永远不允许和　本人见面。在目前“以人为本”的管理理念日益受到推崇的时代背　景下，这种管理方式无疑是对现有国家规定的漠视。由此可见，现有　术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”等。前端控制技术是对　电子文件管理系统的“设计阶段”所实施的有效控制，把电子文件　全程管理理念的所有要求，提前设计在管理系统之中，是基于电子　电子双套制、本地和异地双套制、多重双套制存储。电子和纸质双　套制：即鉴于电子文件信息与载体的不稳定性、电子文件的易改　性，在电子文件管理技术还不太成熟的条件下，对一些具有凭证作　用和法律效力的文件，采取电子与纸质版本双套并存的保管形式，　文件的易改性和信息与载体的分离性而提出的解决电子文件“不　安定”的技术。可以看出，从技术的设计理念到技术的内容和操控，　电子文件概念是基础。“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、　“元数据技术”也都是为了维护电子文件信息的安全，保证电子文　以达到利用时相互参照。电子双套制：为了避免电子文件信息的非　人工识读性、对系统的依赖性、信息的可操作性等特点，确保电子　档案的凭证价值而制作的两套电子档案。本地和异地双套制：异地　保存是档案管理部门利用电子文件的高密度性而对电子档案实行　的跨省份区域的备份制度，即在两个不同省份的档案管理部门，相　件的原始性、真实性、凭证作用而研制的。那么，设计者为什么都会　如此“担心”？也都是因为电子文件独有的特性，时刻会带来“非原　始性”的、无凭证作用的电子档案所引起的。为了突出电子文件的　概念在技术研究中的地位，露西亚娜杜兰蒂女士在介绍她主持的　ｉｎｔｅｒＰＡＲＥＳ项目，所涉及的四个研究领域时，把电子文件真实性保　互建立电子档案备份中心，从而保证纸质档案损坏时，异地电子档　案的完整性。信息备份：是为了确保电子文件信息安全而采取的重　要措施，是归档电子文件的脱机备份，从而保证在网络黑客和病毒　存的“概念需求”放到了第一位，这也说明“概念”对研究的重要性。　在介绍她的成果时，还突出强调：保证电子文件的真实性的最佳方　法，就是从电子文件的外部人手，“外部之手”言外之意就告诉我　们，电子文件的特性是固有的，是不能改变的，应按照电子文件的　入侵时，电子文件信息的原始性。数据迁移：是为了适应信息技术　不断发展的需要，使电子档案在新的设备环境中继续保持“识读　性”而采取的数据导人过程。从这些电子文件的保管方式的内容来　看，保管方式的选择，都是根据电子文件的特性进行确定的，因此　特点和形成规律进行研究和设计。她随后又特别强调自己的观点：　严格控制文件的形成和管理程序，对整个过程进行严格控制，不采　取全程管理的眼光，就不可能管理电子文件。这番话又一次说明，　电子文件的特性对电子文件管理的重要性，可见电子文件概念是　保证电子文件真实性的关键，是电子文件管理技术研制的基础。　电子文件的特性决定电子文件保管方式的选择，究其根源：电子文　件的概念决定着电子文件的保管方式。　总之，电子文件的概念在电子文件管理中，所起的作用不胜枚　举，电子文件的管理理念，更是千差万别、多种多样，笔者的观点，　旨在给那些对电子文件管理还感到迷惑不解、无从下手的人们一　些帮助，起到抛砖引玉的作用。　参考文献：　５．电子文件的概念决定着电子文件保管方式的选择。目前，电　子文件归档后的保管方式有以下几种：多重双套制存储、信息备份　和数据迁移。其中，多重双套制存储方式，包括电子和纸质双套制、　２４兰台世界２０１０．１２月下　ｆ１】石玉，李肖军．电子文件前端控制理论浅析【ＪＪ．档案，２ｏｏ９（　）　．ｆ２罐海莉．高校ＯＡ系统形成电子文件归档程式初探田．档氯２ｏ１ｏ（１）．　．