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往来帐款的管理规定

2020-08-08 来源:易榕旅网


往来帐款的管理规定(草案)

往来帐款是企业在经济活动中发生的应收,应付,暂收,暂付款。是企业资产负债的一个重要组成部分。本次对往来帐款的管理规定是对公司往来帐款的核算、核对、帐龄分析、呆死帐确认、帐务清理程序等内容进行规范,明确往来帐款的管理责任,本规定适用于公司往来帐款的管理:

一、个人借款管理办法

1、个人借款项目:个人借款按借款用途可以分为差旅费借款、代垫货物运费借款、购买办公用品借款、其他借款。

2、个人借款审批程序(略)。

3、个人借款的归还和清欠考核:(1)、借款必须于业务发生后或出差返回后的5日内报销,超时未报销还款的,由财务人员从其工资中扣除所借款额,当月工资不足的财务人员应通知借款人用现金补足差额部分。同时开出还款收据交于借款人。(2)、遗留借款较大且不能一次还清的,由借款人做出还款计划,分期还款,但最长不得超过3个月。经部门部长、总监、企管审计总监、财务总监批准后。交于财务人员由财务人员按计划执行。(3)、其他借款的还款期限在借款时注明,超过期限又无理由而不还款的,由财务人员将其当月工资扣发抵还借款,当月工资不足的财务人员应提出通知,由借款人用现金补足差额部分。同时开出还款收据交于借款人。并对借款人罚款100元。(4)、不得多次借款,财务人员应做到对每一位借款人前次不清后次不借的原则。无特殊原因没有清还而财务人员不予扣款的,每一人次扣财务部长和财务当事人各50元。

二、 应收帐款的管理与核算。

1、 应收帐款的内容:是指公司在经营过程中,因销售商品,运输劳

务和其他往来形成的尚未收到的各种款项。公司财务应在财务明细账内按客户名称(公司内经办人)分别登记。

2、 应收账款的管理:(一)事前评估:公司在开拓新的销售渠道,发

展新的客户时,必须对客户进行信用调查。每笔合同都要通过合同审批流程,各有关部门在其职责范围内对客户及合同进行综合评审。成本部将从收益的角度对价格、利益进行评估,会计部评估货款回收期是否合理,销售部(或市场部)审查合同条款有无法律陷阱,是否公平,同时对该客户的信用程度进行评估。以上各部门负责人共同组成合同评估委员会,对于合同采用一票否决。对否决后的合同也可由业务人员重新与客户沟通,调整相应条款,进入新一轮的审批流程。使公司的利益得到最大限度的保障。(二)事前控制:公司应设置一个信用管理岗位(可在现有某部门内设置)。职责范围:(1)、组织合同的评估。(2)、对销售部门提出的賖销申请根据事先的评估结论进行审批。(3)、会同销售部门与客户签定销售合同。(4)、销售合同的整理与保管。(5)、客户信息收集管理:客户资料的收集内容包括:《运输合同》或《销售合同》、《委托书》、《营业执照》、《税务登记证》等复印件,如果是个体委托运输或购货的,则需委托人的身份证复印件。如需开增值税发票的,须提供客户的一般纳税人资格及开票资料(开票单位名称、纳税识别号、开户行、账号、单位地址、电话等)。(6)、会同业务经办人定期对该客户的付款信用程度定期跟踪,定期向部门部长(总监)汇报。重大情况可直接向总经理汇报。(三)应收账款的事中监控:(1)、一次性的非月结现款客户产生的应收账款由业务经办人负责催收,财务会计及合同管理员负责监督落实,并及时通知业务经办人该客户回款情况。(2)、对签有合同属月结的应收账款,每月终了,由财务会计负责在物流核算组管理系统核对,检查本月委托书及费用清单是否入账完备,物流核算组管理系统核对准确后,于次月10日前出具应收账款余额表和账龄分析表,提交财务总监和总经理及有关人员。每月15日前出具对账单,与客户对账,并把对账情况提交业务经办人,由业务经办人负责向客户催收款。(3)、对超期2个月的应收账款经多次催收仍不能收回的,业务经办人和财务会计及合同管理人员必须重点跟踪,并共同及时向部门总监及总经理汇报,经公司领导研究采取措施,拟定催款方案。(4)、公司应收账款若出现呆、

死账要及时清理,因管理不善造成损失的要追究责任人责任。

3、 应收账款单据传递和核算要求:(1)、公司发生应收账款时,业

务人员负责填制委托书和费用清单,并负责录入物流管理系统,财务会计审核后形成公司的应收账款,对于需要开发票的客户,由财务会计负责审核并做开票申请书,经财务总监审核后,由开票员开具发票。财务会计凭发票登记汇总,并在对应的相关账户入账(2)、应收账款冲销流程:业务经办人收到客户付款通知或付款凭证时,第一时间通知出纳查款,出纳收到款时通知该业务经办人,同时开具收款收据交财务会计,财务会计作会计凭证冲销应收账款。(3)、公司应收账款必须对应应收客户挂账,收取到的货款或运费款,必须按客户名称冲销。对要求开票客户,必须按对应客户挂账款额开票,不得使用A家挂账款开B家发票造成应收账款账户混乱。更不得出现发票金额和收取的帐款金额不一致的现象。

4、 应收账款的交接:(包括物流和财务两个方面)(1)、业务经办人

岗位调换,离职,必须对本人经手的应收账款进行交接,交接未完的,不得离岗,交接不清的,责任由移交人负责,交接清楚后责任由接替人负责。(2)、凡离职的必须在30日前向公司提出申请,批准后办理交接手续,未办理交接手续自行离职者其工资不予发放,给公司造成损失的将依法追究其法律责任。(3)、业务专管人员提出离职的,必须把经手的应收账款全部收回,特殊原因不能收回的,必须取得客户盖章确认的对帐单,否则不予办理离职。(4)、财务人员接替时对每笔应收账款都必须取得业务专管人员的认可。(5)、接替人对客户确认盖章的对帐单必须在一个月内逐一核实,无异议的由接交人负责接手清收(5)、《离职移交单》一式三份,移交人、接交人、部门部长签字后各留存一份。

三、 其他应收款项的核算

1、 其他应收款的核算内容:其他应收款主要指除应收账款,预付

账款等以外的其他各种应收、暂付款、各种赔款、罚款、应向职工收取的各种垫付款项。公司发生其他各种应收款项时,借:记本科目,贷:记有关科目:收回各种款项时,借:记有关科目,贷:记本科目。因在“其他应收款”中个人借款是一项特殊的借款项目,其核算与管理的具体细则见本管理规定中上述的(个人借款管理办法)。(1)、其他应收款一般情况下为借方余额。为便于帐务管理在其他应收款挂帐核算的个人或客户,不得再通过其他应付款核算。(2)、其他应收款只能对个人和客户挂帐而且挂帐手续必须完整,合法。个人借款要有借款申请,领导批准手续:支付客户的款项必须有合同或协议。支付的押金,代垫款项必须有收据、协议,经办人员申请付款。在没有取得收款客户的收据,发票前,必须挂申请人帐,若取得了客户和收据、发票后再转挂或销帐,不得挂没有户名的帐。(3)、其他应收款只核算公司暂付款项,财务会计必须及时清理,挂帐时间应严格限定,正常情况下不得超出2个月。(4)、其他应收款若出现呆死帐要及时清理,因管理不善造成损失的,要追究管理者的责任。

四、 往来帐的管理:

1、 往来帐帐龄分析:财务部要按月对往来帐进行帐龄分析并填制

帐龄分析表。对于一个月以上的往来账款要及时查明原因,并编制往来帐清理对策表,查出形成原因,落实责任人。

2、 往来帐的清理:财务部根据往来帐帐龄分析表,对超帐龄的往

来帐会同有关部门和责任人填制往来帐清理对策表,由责任人对帐目进行清理。必要时责成责任人停职清帐,直至清帐结束。清帐期间责任人停发工资,清账过程中发生的费用原则上由责任人负担。

五、 应收账款坏帐准备的核算与处理:

1、符合下列条件之一的可由财务部门认定为坏帐。(1)、因债务人死亡、失踪,以其遗产清偿后仍然无法收回。(2)、因债务人破产,以其破产清偿后仍然无法收回。(3)、债务人超过2年未履行偿还义务,并有足够的证据表明无法收回。

2、凡发生的坏帐应查明原因,如属业务经办人原因造成的,则按坏帐金

额的50%先予扣减工资或业务提成。其它原因对于责任人视情节严重程

度给于相应的处罚。

3、坏帐帐务处理:确认坏帐发生后,由业务人员和会计共同填写坏帐处理申请书,报部门部长、企管审计总监、财务总监、总经理签字后,直接转销法列入当期费用,冲减当期损益。

六、附则:为保障上述5项规定的顺利执行,特对有关部门做如下要求:

1、市场部业务员建立《合同执行情况统计表》,对预付款、发货量、发货金额、回款额进行统计。同时用于:

1)条件具备时,向生产部下达《生产任务单》进行生产。

2)具备条件时,下达《发货通知单》。

3)向业务员反馈信息,保证及时追款。

2、每月25日前财务部与市场部对帐,有问题及时处理,保证数据准确性。

3、公司应对销售部业务人员下达《回款计划》,做为考核销售部业务人员业绩的一项指标。

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