3 电商公司采购部管理条例
一. 总则
为加强采购管理，提高采购工作效率，制定本制度。所有采购人员及相关人员，须按照本制度开展工作。采购总监对采购部人员进行管理与考核。
二. 部门职责
1. 负全公司的采购工作,涉及采购计划的制定与实施，包括供应商的开发，采购合同的制定.签署与实施，保障供应链的健康稳定，控制缺货率，对SKU的数量丰富及优化，优化采购物料价格，提高公司的资金周转率与商品的竞争力。
2.参与所采购商品的销售策略的制定，包括定价与促销活动。
三. 采购人员职责
采购部人员分为采购总监，采购员，采购助理
采购部人员必须遵守公司利益至上的原则，维护公司利益，秉承产品适合.质量合格.供货稳定.价格最优的选取方式方法，为公司选取最优质合作供应商。
1.负责全公司所有商品的采购（含日常办公用品）。
2.负责新货品的开发.评估.引进。
3负责采购合同的签署与实施。
4.负责制定货物入库验收标准的制定。
5.负责维护供应商关系，为公司争取更多资源。
6.配合残次品的调换工作。
7.配合库存盘点的计划与实施。
8配合销售部门对商品的定价与促销活动。
四.工作流程
4.1 新品流程
交新品采购专员采购。新品的单款采购金额一般不超过人民币叁佰元（300.00）。
4.1.2 孵化团队由运营提交申请，并提供所需款式链接，由采购经理确认，交新品采购专员采购，并且在采购单证上做提需标识，由财务做费用处理。
4.1.3 新品每周一召开“上新会”，由团队运营或美工领取并做好交接记录，如遗失或损坏，由财务部扣取费用。
4.1.4 新品在最后交接到采购部时，由采购部交接给仓库入库。
4.1.5 新品在大货后通知上架，原则上不可以用样品试销。
4.2 在库货品申购流程
4.2.1 采购物料申请由仓库库存管理员提需，并在ERP上制定物料需求单，采购员初审并生成订单，交采购总监审核并报总经理审批。
4.2.2 营销团队提出异常物料需求，由运营经理向仓库主管报需，由仓库主管做单并报采购主管审核，总经理审批通过后方可做单采购，并做销售监控。
4.3 固定资产与日常用品采购流程
4.3.1 固定资产与办公用品由人事部申请，制钉钉采购申请单，由总经办审核通过后，由采购部选择采购方式并采购。
4.3.2 生产与仓库日常小金额用品，由相关管理人员发出钉钉申请，总经办审核通过后，由采购总监指定人员采购。
4.3.3 公司所有大宗物品（伍万元以上的）的采购必须经采购经理报总经理审核，董事会审批通过后方可通过流程制订单采购或做招标采购，并做全程监控。
五. 采购跟单流程
5.1 采购员在ERP接收到采购申请后，应用于当天完成采购订单的制定，并联系好供应商，下达采购订单。
5.2 采购员在订单下达后应该询问供应商什么时候能发出货物，并要求供应商按照公司的表格填写送货单证。
5.3 采购员在订单下达后，应在ERP上填写到货计划，如厂家暂无货或已经下架，应及时与申请人员沟通，确认产品是否下架或寻找其它替代产品。
5.4采购员在下达订单后应当在3天内跟踪物流信息，并在跟单日志中备注物流信息。
5.5 采购的物料如果非紧缺物品，不得采用顺风快递到付款与德邦到付款等类似物流（厂家含物流费用除外）
5.6.除非有必要采购员不得随意更改采数量与生产厂家，重大供应商的更换必须报采购总监审批。
六. 采购付款
6.1采购员在网络上订购公司销售物品，应该在当天完成订单，订单完成后，在备注内标绿，并且通知财务部付款。
6.2 采购员在采购在网络上订购办公用品，应该在当天完成，订单完成后，在订单上备注内标绿，并统计金额，备注钉钉请购申请码，通知财务部付款。
6.3 现金购买的物品，由采购员制单费用报销，采购总监审核，并报总经办审批，交财务部核对无误后报销。
七. 月采购合同的订立
7.1 采购合订立应当采用公司专用合同，盖合同章，并报副本给财务部。
7.2 当供应商要求签订特殊合同，必须报采购总监审批。
7.3 采购合同原则上由采购总监签名订立，如采购总监不在公司，必须电话请示后，如果采购总监同意签订，由指定人员盖章签订，并填好采购印章使用表。
7.4 合同签订时供应商应当提供法人身份证与营业执照.银行开户资料。
八. 月结供应商与大供应商管理
8.1 月结供应商的对帐必需在每月8号前结束，不按公司要求对帐的，当月不得再次与其对帐，有特殊要求的必须得到采购总监的同意。
8.2 月结对帐结束后，由指定人员做月结款项汇表，并报采购总监审核，由采购总监报财务部与总经办。
8.3 大供应商商由采购总监指定采购跟单人员，跟单人员负责对该客户所有账务。
8.4 跟单人员协助下单人员跟踪该公司所有产品的交期.质量。
九. 物料验收
9.1物料的数量验收必需跟据订单号码.订单数量来验收。
9.2 物料的质量必须与样品一至，不一至时不得在系统验收。
9.3 物料的质量和数量与订单不一至时，应及时与厂家沟通.核实，确认是否退货，补货。
9.4 物料的退货费用由厂家负担（包括来货物流费用与市区提货.送货费用）发物流到付，厂家有付邮费的，可以寄付。
9.5当天物料验收报告如果仓库提交到采购部，必须在当天完成入库结算。
公司采购部
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