一、目的
为适应公司业务的拓展和体制的变化,加强物资供应管理工作的程序化、规范化,特制定物资供应管理制度。
二、范围
适用于公司房地产发展项目和承包施工项目的物资供应及管理。
三、行政管理制度
1、供应程序及规定
1.1计划
物资计划是物资部物资供应的依据,是控制地盘物资用量的手段。
a、工程项目物资需用计划:由地盘于项目开工前一个月编制,送工程部审核批准,经批准后的计划送物资部汇总,作为供应的依据。
计划的编制依据及内容:
项目所需的物资的品种、型号、规格;
经工程部确认的设计预算量;
工期要求及施工进度。
b、季度、月度物资申请计划:由地盘于每季、每月前15天编制,经工税部审核批准后,送物资部组织供应。
c、物资变更计划:由于设计变更造成物资用量的变更,地盘接到设计变更通知单后5天内编制,送工程部审核批准后交::物资部。
1.2采购及订货
a、物资部按批准后的物资供应计划,选择三家以上厂商或代理商进行询价,并会同工程部、地产部进行考察。
b、在比质量、比价格、比服务的基础上,写出书面调查报告,建议选择的供应商名单,呈主管副总经理和总经理审批。
c、物资部按主管副总经理和总经理的要求,找选定的供应商或指定供应商进行签约洽谈,内容主要包括:物资价格、质量要求、供货时间、货款支付、售后服务及运输方式等。
d、物资订货合约由总经理或授权人签定后生效。
e、签约后,如货款需要支付预付款时,应要求供应商出具银行保函。
f、凡涉及到压力容器、防火及防爆等物资时,供应商必须出示省、市主管部门的生产许可证(或经营许可证)及相关政府部门认可的检测报告。
g、凡是委托购买的进口产品,代理商必须提供该产品的原产地的证明和质量保证书。
h、不属于易损易耗的'物资,在签约时应留货款总额的3-10%作为保用期(或调试合格前)的保证金。
i、建立供应商名册,拓宽供货渠道,提供优质、价廉商品。
物资采购流程图(略)
1.3物资供应
a、物资供应的依据是经批准后的工程项目物资需用计划,季度计划作为物资供应备货计划,月度计划是当月物资供应的依据。
b、凡是我公司采购的物资,对承包商和施工班组实行'定量供应,包干使用'的原则,因保管不善、施工浪费造成物资超量供应部分,承包商或施工班组承担一定比例的罚款;而由于管理完善等,使定量供应有剩余,则给予承包商或施工班组定量供应剩余部分物资的价值一定比例的奖励。
c、根据施工进度,数量较大的物资分期分批供应。
d、因设计变更,工程项目临时增加的急用物资,经工程部批准后,物资部即组织供应。
e、对于进口物资,物资部应及时报市有关部门及海关办理进口物资报批手续,或者委托代理商订货,并按合约的交货日期,催办进场。
1.4进货
物资部根据月度供货计划及所签合约的交货日期,提前通知地盘,确定堆放地点、进场路线、时间,组织物资进场。进场物资要分类堆放,易燃、易爆、易损及易受潮物品等妥善保管,贵重物资要入库储存。
1.5验收
a、物资送到现场后,地盘物资管理人员会同物资部及供应商在卸车过程中对物资的规格、型号、数量、质量按合同要求,逐一认真验收,按实数签收,并收集技术资料,包括:产品说明书、出厂合格证及操作、维修等有关资料。开箱清点的物资,必须做好开箱记录。
b、货物签收后,地盘物资管理人员应管理好,根据施工进度分期分批移交给分包商或施工班组,并办理物资验收、调拔手续,记好进出台帐。
c、货物验收如发现规格、型号不符合合约要求,或者数量不足、有损坏时,做好详细记录,并及时与物资部联系,通知供应商立即更换或补齐。
d、供应商的所供物资安装后,如发现质量达不到使用要求时,物资部应马上通知供应商到现场,会同地盘专业人员进行鉴定,协商解决办法,并视情况要求供应商采取措施修复或更换。
1.6付款
a、物资部根据签约的物资数量、价格和结算办法,将发票、收料单、调拔单和送货签收清单核实后,办理支付供应商的付款凭单。如有不符,立即查明原因。
b、物资付款凭单'摘要'栏应写明物资名称、数量、使用地点、应付货款数额及实付货款金额等内容,并附发票、收料单、验收单各一联。预付定金的货款在支付时应按合约条款扣回。
c、物资部付款凭单经物资部经理审核鉴字后,呈总经理批准签字,方可到财务部办理付款(或报销)手续。
d、订货合约中支付的预付款,由物资部直接办理借款单,写明用途,并经物资部经理审核,呈总经理批准后,方可
到财务部办理借款手续,但供应商必须提供正式发票或收据。
1.7索赔
如供应商拒不交货或未按合同规定时间、品质、数量、包装交货而需向供应商索赔时,地盘应及时提供必要的资料、数据,由物资部办理。
2、仓库管理
2.1物资部设临时仓库保管少量工程剩余物资。
2.2入库必须建立保管帐,做到帐物相符。
2.3保管员凭收料单记帐,凭高拔单发货,审批手续必须齐全。
2.4库存物资堆放按规定,库容整洁,易于进出,收发数量准确无差错。
2.5库房物资要确保安全,做到'三防',即防火、防盗、防变质。
2.6工程剩余剩余物资要及时回收和登记。
2.7库存物资每月盘点一点,盈亏要查明原因,并列明细表报物资部。
3、物资回收、利用和处理
3.1物资部负责统筹各地盘剩余物资的回收、利用和处理工作,任何地盘未经物资部许可不得擅自处理。
3.2工程竣工时,各地盘应将核实后的剩余物资列明细表上报物资部。
3.3物资部根据剩余物资情况统一安排,尽::量用于其它工程项目。如短期内无使用方向的物资可联系对外处理,但必须报总经理批准后,方可办理。
3.4剩余物资中,物业管理公司可使用的部分,经总经理批准可办理移交,暂时无使用方向又未对外处理的物资交仓库保管。
3.5剩余物资用于其它工程项目,其费用由财务部划转;对外处理的物资,回收费用一律上交财务部,冲减该工程项目的成本。
4、物资统计报表及资料管理
4.1各地盘应于月初5天内将上月物资供应情况,按品种、规格、数量、供应商列表上报。
4.2地盘应做好每批物资进场记录,并将物资收、拔单据每月装订成册妥善保存。
4.3建立物资台帐,按物资的名称、规格及数量建帐,做到登帐及时正确。
4.4物资进场,供应商必须提供合格证及有关技术资料。
4.5物资部按季、半年、年度将各地盘物资合约执行情况和资金支付情况进行汇总,并呈报公司总经理、副总经理,抄送工程部、财务部。
4.6物资统计报表要求数量填报正确无误。
4.7要加强物资价格信息的收集、分类及整理。
4.8要加强物资合约的管理,并按地盘实行统一编号、分类和登记。
4.9部门之间的函件和地盘往来的函件要及时登记和编号。
5、地盘物资管理
5.1地盘设专职物资管理人员,全面负责地盘的物资管理工作,物资管理人员在业务上属公司物资部领导。
5.2督促分包商和施工班组按时编制物资需用计划,交地盘、工程部审核后交物资部。
5.3组织好物资进场,并负责进场物资的验收、记录和调拔工作。
5.4建立物资进出台帐,定期进行物资清点。
5.5做好物资质量合格证、化验证明等原始资料的收集和保存。
5.6督促分包商和施工班组做好现场物资的文明管理,并掌握现场物资的使用情况,及时反映项目急需要解决的物资。
5.7按时填报物资统计表,反映物资进场及供应情况。
5.8物资部有关人员应经常深入地盘,调查了解物资供应情况,征求地盘意见,解决存在问题。
5.9物资部根据需要召开物资工作会议,传达贯彻公司物资管理的有关规定,交流经验,总结工作。
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