1、回答访客询问,收集访客及来访单位的信息;带给有关集团、股东公司、分公司、项目地址、公司员工的信息,并做好更新。
2、接待访客,搞清来访目的,引导访客到会客区,回答问题并带给相关信息,并及时通知有关部门,得到允许后引导访客至相关部门。
3、负责前台来访来电记录、分转、服务工作,做到及时、准确;
4、负责日常文件的整理、打印、扫描,负责传真文件的收取与分发工作,做到细致、准确、及时。
5、负责会议室卫生清洁,每周五下午集中对会议室进行扫除,其他根据会议状况及时清理;做好会前准备工作,包括纸笔、茶水以及其他物资的购买;协助做好会中服务,如:及时添加茶水、预定会议用餐等工作;会前检查会议所需设备的运行状况,保证设备的正常使用。
6、负责小会客厅每日的卫生清洁,每日下班后关掉前台的`打印机等设备,关掉好打印室、会客厅及前台的门窗。
7、负责登记公司员工日常考勤,每月月底进行本月考勤的汇总,并上报至综合部经理处,便于当月工资表的制作;负责外出办事人员的登记工作。
8、负责公司车辆的加油卡充值、车辆调派、维修、常规保养、违章查询等日常工作,每月月底汇总并上报本月车辆使用状况至综合部经理处。
9、负责企业合报稿件搜集、投递工作,负责公司报刊、报纸、信函的收发工作。
10、负责公司复印机、打印机的日常维护、配件更换及管理工作。
11、负责公司电脑、电话、企业邮箱及公司网络的分配、管理、维护工作,保证设备及网络的正常运行,如设备、网络出现问题需及时联系供应商及售后人员,尽快恢复设备、网络的正常运行,保证日常工作的进行。
12、负责公司备用钥匙的管理及各办公室钥匙的分配。
13、每月30日向财务部申报综合管理部次月的预算资金表。
14、负责公司固定资产及各部门办公用品的采购、发放与登记工作。
15、每月20日前统计公司各部门办公用品、固定资产的申请状况,便于下月进行物品的统一采购。
16、每月30日向财务部上报本月公司办公用品的盘存状况。
17、负责与物业公司协调水、电、空调、装修等事务。
18、负责公司电话的缴费、变更等相关事宜,每月初查询并及时缴纳我公司上月的电话费用,以保证公司电话的畅通。
19、负责安排来访客人的食宿、预定出差员工的机票、车票及房间等。
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