前台工作
一、工作职责:
1、负责公司前台接待工作。
2、负责公司接听咨询、预约电话,长途电话要做好接打记录,收发传真、文档复印、打印等工作并做好记录。
3、负责各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打印。
4、日常文书、资料整理及其他一般行政事务。
5、协助其他部门搞好接待工作。
二、技能要求:
1、 对办公室工作程序熟悉。
2、 熟练使用Word、Excel等办公软件,会借助互联网查找资料。
4、 具有良好的沟通能力、协调能力,及较强的保密意识。
5、 熟练使用各种办公自动化设备。
6、 具有良好的适应能力,能在压力下工作。
文员工作
一、工作职责:
1、根据办公室领导的要求,完成有关报告、文稿的起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作,及时送交领导或按要求传送给客户。
2、做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的书面记录、整理。
3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作,并做电子存档。
4、根据要求申购日常办公用品,并及时登帐。做好办公用品的出入库登记,管
理本部门的财产帐目(低值易耗品、固定资产)。做好办公室设备管理及维修。
5、随时查看公司邮箱信件,并上报。
6、做好办公室每天的考勤。做好物品保管工作。
7、负责公司员工定餐工作。
8、做好所有名片的登记及电子版本。
9、完成领导交办的临时工作。
二、技能要求
文档管理
1、行文:
1)办公室文员根据总经理指示或公司管委会决定的内容行文。
2)要求行文做到:
a、 文字简炼、通顺,突出主题。
、 行文须规范化,要根据不同内容,按公文的格式和行文规则办理。
c、 拟出草稿后要交总经理或有关领导审核同意后方可打印。
2、文号:
1)正式公文由办公室统一编发文序号,包括部门(公司)、供字、年号、顺序号:
A.总经办 总字
B.办公室 办字
C.财务部 财字
D.销售公司 销字
例:中奇总字[20xx]01号
2)公文的主、抄送单位,应根据公文内容确定。
3)各部门(公司)使用的总公司便函,由承办单位编号,办公室留底存档。
3、打印:
1)正式打印要符合行文格式。
2)各种行文的编号要有连续性,不能出现错别字或其他错误。
3)需要下发的文件要根据需要实发的数量进行复印,不得造成浪费。
4)打印要填写打印登记表。
5)见附表:打印记录表(XX办字[20xx]09号表格)
4、发文:
1)发文拟稿:
A.承办部门(公司)根据内容及行文对象正确使用公文种类(如通知、批复、函等),要求文字简洁、明确、通顺,层次清楚,标点符号准确。
B.需要保密的公文,应分别标明密级“秘密”、“机密”,紧急公文应分别标明“特急”、“急件”字样。
C.发文主送、抄送单位准确,按单位等级顺序排列,根据来文办的复文,须将来文附在正文后面。
2)公文签发:
A.总公司与有关单位联合发文,由总经理签发。
B.总公司上报和下发“重要的涉及面广的公文”由总经理签发。
C.一般业务往来和分管工作范围内的公文,由主管副总经理签发。
3)发文:
发文由总公司办公室登记,包括日期、字号、标题、发送和抄送单位、
文件份数、附件。
工作总结、报告或请示应同公文一样进行登记处理。
5、收文:
1)上级及相关单位写明给总公司的文件,统一由办公室收发人员签收、拆
封、登记。(凡注明“亲收”、“亲启”的文件及写明各部门(公司)的文件不拆封,分送有关人员、单位处理)
2)出差、出国及参加会议带回的重要文件,以及上、下级单位来人带来的正式公文,应交办公室登记处理。
3)办公室收发人员须履行登记手续,正式公文和重要资料盖“收文戳”,顺序编号后按文件传阅登记表程序处理。
6、存档:
1)凡有编号的各种打印、下发的文件,办公室必须留存,以便存档。
2)留存要求:行文原件及打印复件一并存档。
3)所有留存原件要分类保管。
4)当年的各种存档文件于次年一季度内整理完毕及归档。
5)各种上级来文由办公室文员进行收文登记。
6)登记后附上批阅单,送达总经理批阅。
7)根据批阅内容或复印下发或传阅。(按相关手续)传阅文件要及时收回,严禁丢失。
传真管理
1、接收:
1)接收的传真文件,属于公司本部的复印后,交总经理、执行总经理、副总经理阅,属各部门的复印后交各部门经理处理。
2)办公室要有相应的登记、收发文手续,并保存原件、复印件。
3)见附表:传真接收记录表(XX办字[20xx]13号表格)。
2、发送:
1)传真件发送要符合正规格式,字迹清楚,内容明确,要求用钢笔和签字笔书写。
2)各部门需发送传真件,要有各部门负责人签字。凡涉及公司整体利益的传真件必须有总经理或执行总经理、副总经理的签字,否则办公室人员有权拒发。
3) 发送传真件,必须进行登记签字,办公室要留存原件或复印件 。
4) 见附表:传真发出记录表(XX办字[20xx]14号表格)
复印管理
1、各部门凡需办公室复印的文件,必须有负责人签字,复印后进行登记。
2、凡属非对外的文件、表格等,尽量利用报废纸,以降低费用。
3、办公室按规定数量进行复印,一般不超过五份,超过5份应报公司领导审批。
4、任何人未经容许,不得擅自使用复印机复印。
5、见附表:复印登记表(XX办字[20xx]10号表格)
电话管理
1、办公室电话由专人接听,语言要简洁,通话时长不得超过三分钟(特殊情况除外)。
2、长途电话接打要经过上级批准同意,方可使用,并做详细登记。
3、见附表:长途电话拔出记录表(XX办字[20xx]11号表格)
长途电话接听记录表(XX办字[20xx]12号表格)。
办公用品管理
1、办公室所需用品购买需填写购买申请表,由领导批准签字后方可购买。
2、详细登记办公用品入库表,存电子版本。
3、办公用品领用要做出库登记,批准方可领用。
4、每月五日前报上一月所消耗办公用品详细数据、金额,并进行分类存档。
5、见附表:日常办公用品购买申请表(XX办字[20xx]05号表格)
办公用品入库明细表(XX办字[20xx]15号表格)
办公用品出库明细表(XX办字[20xx]16号表格)。
人事行政部
20xx-8-12
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