一、按部就班,落实日常事务
1、文件撰写
在文件起草方面,综合管理部坚持以“严谨、严密、严格”的“三严”准则,在内容上求实,在格式上求严,在文字上求精,在篇幅上求简,完成各种文件起草。会议纪要是会议精神、会议要求的载体,是回顾总结,调整思路的依据,是综合管理部最常撰写的文种。秉着每个会议有纪要的要求,坚持在会议召开后三天内完成会议纪要的撰写并呈领导签发。除此之外,本着认真负责、精益求精的态度,我部严格按时完成每月工作报告,按要求完成重要的工作汇报、工作请求以及对内通知等文件撰写工作。
2、呈文跟踪
综合管理部作为公司运转中枢,是上传下达的纽带,起着文件呈批的传输带作用。因此,我部严格按照文件呈批要求,每接一份呈批文件,第一时间按编号规则进行呈文编号并做好登记,按需审阅的部门及领导依次呈递,及时跟踪;对需上传集团领导审批的文件,按流程要求,及时上传oa系统,不拖延,不耽误,紧密跟进每份文件的呈批情况,做好审批情况记录,做到不丢一份文件,不延误一项工作。
3、公文收发管理
综合管理部作为外来公文及对外发文的核心,为提高公文的传达的效率,我部不断规范和改进公文处理流程,制定《公文收发管理规定》,明确要求各部门收到外来公文后,第一时间交我部发起来文审阅程序,并实现两天内完成审阅程序;在进行外来公文审阅的同时,告知相关部门来文要求,加快信息传递。对于对外发文,我部执行复查校正任务,细致核查呈批文稿的用词,把关发文质量,保证无错字,无错句,维护公司形象。
4、车辆管理
随着公司的进一步发展,公司业务增多,容易出现“供不应求”而争车的现象。为此,我部严格按照《车辆管理制度》,实现车辆使用必登记,先登记先使用,不登记,不准用;对于工作重要且紧急的情况,发挥协调职能,优先安排紧急用车,适当安排“拼车”,充分利用公车资源。另外,定期对车辆进行维修保养以及对车辆驾驶员的技培训,提高车辆安全性能,确保驾驶员车技过硬,保障用车安全。
5、档案管理
档案资料是记录公司成立、发展历程的珍贵历史资料,是公司对外业务往来的凭证,对内管理过程的证据。秉着细致严谨的高度责任心,我部严格按照档案局档案管理要求及《档案管理制度》,对档案资料进行日常存档、保管、借阅、借出等管理。20xx年根据档案管理规范,着手对公司《档案管理制度》进行修订,使公司管理制度更切合公司实际,档案管理更规范化,提高档案查阅迅捷化。
6、印章管理
为进一步提高办公效率,提升工作实效性,从今年7月起,公司管理层决定公司公章及合同章交由综合管理部实施印章管理。在明确增加此项职责后,部门全体成员高度重视,立即着手制定规范印章使用管理的规定,对部门工作进行重新分工,购买保险柜,指定专人保管公章及合同章,实现专人专柜保管,责任明确。建立起部门经理、综合管理部经理、管理层签字批准的三层把关,结合重要文件的领导签批文件为依据,方可进行盖章,管理严密。同时,在这半年的管理过程中不断总结经验,规范管理流程,改进管理实效,堵塞管理漏洞,实现印章的有效管理。
7、会议组织
会议组织是我部的日常工作之一,会议的组织安排关系会议过程的顺畅情况。我部坚持会前计划,会中控制,会后总结的工作方法,组织召开各种日常会议。对于如股东会、董事会等重要会议,成立筹备小组,做好资料准备、会务安排、会议纪录、会议决议落实的明确分工,使各项工作有明确责任人,有项工作切实得到落实,确保会议的顺利进行。20xx年由我部组织安排的股东会、董事会2次,其他重要会议x次,日常会议x次。
8、绿化保洁
我部严格按照5s管理要求,督促各个部门保持自身办公室卫生以及维护公共区域的卫生;定期组织大扫除,对公司进行全年彻底的清洁,确保办公环境卫生;增加公司绿化面积,于各个办公室及会议室等公共区域放置大棵绿色植物,增强办公室的生机,并与园林公司合作,由园林公司负责植物养护;按照5s标准,每个月定期组织一次宿舍卫生检查,结合不定期抽查,形成日常打扫的习惯,维护办公环境干净整洁,从而保持公司整洁的形象。
二、科学统筹,管理人力资源
1、招贤纳士
人员招聘工作是确保公司发展过程中人力资源的重要工作,为满足公司发展的人员需求,我部持续开展人才招聘工作。首先明确需求情况,设定岗位职责,制定招聘计划,再通过现场招聘、网络招聘等多渠道,收集简历,筛选人才,组织面试等多种手段挑选适合公司文化、满足公司发展需求的人才。20xx年,通过严密的招聘工作,新增员工6名,均为“85后”的年轻生力军,使我司人员队伍更年轻化。
2、考勤管理
进一步加强监督,落实日常考勤。按照公司考勤制度及绩效考核制度,我部加强对员工上下班的监督,确保人员按时上班,不迟到,不早退,不无故请假;完善加班、调休的申请手续,按实际需求,合理安排人员加班、调休,既保障员工休息,又保证工作按计划进行。
3、绩效考核
一年来,我部坚持以公司全年绩效考核目标指导,结合各部门重点工作任务,不间断、连续地对员工进行绩效考核,实行每月月初对过去一个月的计划工作完成情况进行考核,每月月末对未来一个月的工作进行计划。自执行绩效考核以来,全体员工以目标为导向,认真对待各项重点工作,切实落实工作任务,员工的工作效率和工作成效得到较大提高。
4、社保、公积金核算
员工出勤情况及绩效考核情况是员工工资的依据之一,我部坚持每月1号,统计员工的考勤记录,核对请假、调休、加班等记录情况,核实出勤情况,结合绩效考核情况,认真做
好公司员工工资、社保、公积金的核算,形成数据统计报表,及时向财务部提交相关统计数据,保证员工工资的按时发放。
5、学习培训
20xx年公司加大对员工培训的资金投入,购买一系列综合技能培训的视频材料,我部作为学习培训的组织实施部门,坚持每周二晚组织视频培训,从不间断。充分利用现有资源,参与投资公司及集团组织的常用法律知识培训、财务知识培训、工程项目管理等培训;或与投资公司合作组织联合培训,举办mtp的管理能力培训课程,切实提高人员的技能水平。除此之外,我部特申请资金,购买各类图书,为员工提供自主学习的机会,实现个人学习和集体学习相结合,提高公司人员素质。
三、以人为本,改善后勤服务
1、宿舍安排
随着公司的发展,人员的增多,原本分散居住的宿舍分布情况不利于人员管理,因此,我部分析公司周边环境,积极与惠桥服务公司的沟通协商,争取同栋同层的宿舍;根据资金预算情况,谈判租金价格。通过多番沟通,于今年3月实现从原来员工分散居住于不同楼层的分散管理状况,到如今统一居住在2栋四楼的新局面,不断改善住宿环境,提高宿舍管理统一性。
2、膳食改善
“民以食为天”,为保证员工的膳食质量,我部保持与员工及小区食堂的沟通,向食堂管理人员提出饮食方面的改善意见及管理建议,食堂环境得到有效改善,食品品种增多,膳食质量得到提高。在面对员工数量不断增加的情况,提前规划,提前准备。并且,根据公司人员就餐规律,改变原来每月固定支付定额膳食费用的情况,实现刷卡消费,按实结算,为公司节约膳食费用。
3、水电及维修服务
提倡节约用水用电的观念,加强宿舍水电使用的管理,根据以往宿舍水电使用情况,在满足员工水电日常使用的前提下,实施宿舍水电定额定量使用,超出部分由个人承担的管理模式。自实施以来,大多数员工在规定额度内正常使用水电。其次,我部作为物业公司与员工的沟通联系的中心,根据员工反映的宿舍设施出现的问题,及时向物业公司提出维修需求,争取在最短时间内修理问题设施,解决问题,使员工放心。
四、逐步完善,规范内控管理
1、健全制度
为进一步促进工作向程序化、系统化、规范化的方向转变,我部不断规范工作的各个细节,着力规范各项工作程序,修订并出台《公文收发管理规定》、《印章使用管理规定》、《图书管理制度》、《会议室使用管理规定》等一系列内控管理制度,对公司内部各项工作的各个环节都提出了明确的规定和要求,促进各项常规性事务的规范、高效运转。