共享办公空间的会议室和活动空间的使用和预定通常是通过以下步骤进行的：
预订系统：共享办公空间通常会提供在线预订系统，让用户可以通过网络预定会议室和活动空间。这样可以方便用户查看空间的可用时间，并且可以避免预定冲突。
收费标准：通常会议室和活动空间的使用都是收费的，共享办公空间会制定不同的收费标准，根据空间大小、设施设备、使用时间等因素来确定费用。
使用规定：共享办公空间会制定会议室和活动空间的使用规定，包括最大承载人数、使用时间、设备设施的使用规范等。用户在预定前需要了解并遵守这些规定。
取消和变更规定：共享办公空间通常会有取消和变更预定的规定，用户需要提前了解这些规定，以免发生额外费用或者影响其他用户的预定。
对于管理者来说，可以采取以下方法来优化会议室和活动空间的使用和预定：
定期评估需求：定期评估会议室和活动空间的使用情况，根据需求调整空间的配置和预定规则，以满足用户的实际需求。
提供多样化的空间选择：根据用户的不同需求，提供不同类型和规模的会议室和活动空间，满足不同用户的需求。
促进高效利用：可以通过促销活动或者奖励机制来鼓励用户高效利用会议室和活动空间，避免资源浪费和低效使用。
总之，共享办公空间的会议室和活动空间的使用和预定是一个需要细致管理的环节，通过合理的规定和优化管理可以更好地满足用户需求，提高空间利用率。